Even brainstormen?
ID Logistics
Grip op leveranciers en partners met één digitale aanpak
Teamleden
Tom - Service designer
Alfredo - UX Designer
Kevin - Full-stack developer
Ricardo - Full-stack developer
De uitdaging: omslachtige communicatie met leveranciers.
ID Logistics handelt tienduizenden containers, zendingen en onderhoudsacties per jaar af. Maar:
- Planners belden en mailden eindeloos met stuwadoors over welke containers wanneer gelost moesten worden.
- Werkplaatsen kregen pieken van vrachtwagens aangeboden zonder zicht op hun capaciteit.
- Klanten stuurden paklijsten via losse Excels, ID moest palletlabels matchen. Handmatig.
- Chauffeurs en charters werden aangestuurd via losse apps en WhatsApp.
Het gevolg? Meerdere FTE’s die verspild worden aan vertragingen, discussies over kosten, vele onnodige administratie en wachttijden. Tijd voor grip.
Het proces
Bij Scrumble geloven we dat effectief design begint bij het begrijpen van processen, niet bij het ontwerpen van interfaces. Daarom starten we met een 3PL/4PL-workshop waarin we samen met de klant bottlenecks identificeren en concrete verbeterkansen vaststellen. Deze aanpak resulteert in software die direct waarde toevoegt aan de dagelijkse operatie.
Onze werkwijze:
- Interactieve 2 uur durende bottleneck workshop
- Stakeholderinterviews met alle betrokken rollen
- UX-design op basis van user flows
- Validatie met key users
- MVP-ontwikkeling en livegang
- Doorontwikkeling op basis van praktijkervaring
De oplossing: twee kerngebieden, vier tools, één aanpak
De tools zijn gegroepeerd rondom twee centrale thema’s: Afstemming met externe partijen en optimalisatie van interne processen.
1. Afstemming met externe partijen
Containertool
Voorheen stemden planners met stuwadoors af via mail en telefoon. Wie wat wanneer moest lossen, was nooit volledig duidelijk. In de nieuwe tool accepteren leveranciers containers digitaal, wijzen een team toe en voeren gegevens in. Het systeem genereert automatisch een purchase order na afloop. Planners hebben nu realtime overzicht over de komende vier weken.
Charterportaal
Charters werden aangestuurd via losse communicatiekanalen. Nu worden alle ritten en tarieven centraal geregistreerd. De facturatie verloopt automatisch, en alle partijen hebben realtime inzicht in de status van ritten en betalingen.
2. Optimalisatie van interne processen
Onderhoudsportaal
Werkplaatsen werden belast met onderhoudsaanvragen zonder zicht op capaciteit. In het nieuwe portaal worden opdrachten automatisch opgehaald uit AFAS en alleen ingepland als er daadwerkelijk ruimte is per monteur. Het onderhoud is nu voorspelbaar en gespreid over de week.
Crossdock applicatie
De paklijsten van klanten en palletlabels van ID Logistics werden via Excel handmatig gematcht. Met de Crossdock applicatie uploaden klanten paklijsten per DC, en worden deze automatisch gekoppeld aan de juiste labels. Beide partijen werken nu vanuit hetzelfde systeem.
Meetbare operationele resultaten
- 40 uur per week minder operationele afstemming met leveranciers
- 1 fte bespaard op administratieve handelingen dankzij automatische facturatie
- Capaciteitsgestuurde werkplaatsplanning voorkomt piekbelasting en stilstand
- Gelijkmatig verdeeld onderhoud door inzicht per monteur
- Volledig overzicht van ritten, kosten en voortgang per charter
- Automatische koppeling van paklijsten en palletlabels zonder handwerk
- Realtime inzicht in status van containers, onderhoud, ritten en zendingen
- Minder telefoontjes, e-mails en WhatsAppjes dankzij centrale statusinformatie voor planners, leveranciers en charters
De kracht van dit traject zat niet in grote plannen, maar in kleine, goed getimede stappen. Door voortdurend met de mensen op de vloer te praten. Planners, monteurs en coördinatoren hebben samen bepaald wat echt nodig was. Geen over-engineering, geen onnodige features, maar precies de functionaliteit die direct werkt binnen hun ritme.
Door vier losstaande processen samen te brengen in één digitale aanpak is de operatie van ID Logistics merkbaar rustiger, overzichtelijker en schaalbaarder geworden.
“"
-
-
