Een digitale bedrijfstransformatie helpt jouw organisatie de volgende stap te zetten. Waar bedrijfsprocessen voorheen afhankelijk waren van menselijk handelen, worden diezelfde processen middels een digitale bedrijfstransformatie steeds vaker geautomatiseerd. Een proces verloopt op deze wijze sneller, de kans op fouten neemt af en systemen of applicaties vullen elkaar voortaan aan.
Kies bij een dergelijke bedrijfstransformatie voor de toepassing van maatwerk software. Het biedt verschillende voordelen ten opzichte van het gebruik van bestaande software op de markt. In dit artikel zoomen we aan de hand van een praktische case study in op hetgeen maatwerk software ontwikkeling jouw organisatie kan bieden bij een digitale bedrijfstransformatie.
Bouwen aan een interface tussen systemen
Organisaties hebben een steeds diverser en brede IT-landschap. Hoe zorg je dat deze systemen en applicaties onderling op de meest efficiënte wijze samenwerken? Hoe zorg je dat bestaande software de invulling van bedrijfsprocessen zo goed mogelijk dekt? Wat is de stip op de horizon bij een digitale bedrijfstransformatie?
Meer dan het wegnemen van een menselijke component
Digitalisering is vaak niet uitsluitend gericht op het efficiënter inrichten van bedrijfsprocessen door de menselijke component weg te nemen. Vaak gaat het daarnaast om het optimaliseren van processen door bepaalde stappen uit zo’n proces te snijden. Denk aan het implementeren van een oplossing die maakt dat data automatisch in verschillende systemen up-to-date wordt gehouden, zonder dat deze data handmatig vanuit het ene systeem in het andere moet worden ingevoerd.
Interface die systemen met elkaar laat praten
Een dergelijke verandering begint bij het in kaart brengen van de applicaties die binnen je organisatie gebruikt worden. Hoe kunnen deze applicaties elkaar aanvullen? Om die vraag te beantwoorden is het belangrijk te begrijpen in welke behoeften een applicatie binnen het IT-landschap voorziet en welke data binnen zo’n applicatie opgeslagen wordt.
Op basis van deze informatie kun je een eerste ontwerp ontwikkelen van een interface die zich tussen deze applicaties bevindt. Het laten ontwikkelen van deze interface betekent feitelijk het middels slimme koppelingen verbinden van applicaties om zo een vloeiende uitwisseling van data mogelijk te maken.
Maatwerk software software de oplossing in een divers IT-landschap
Bij de realisatie van een dergelijke interface als basis van een digitale transformatie binnen een organisatie wordt vaak als eerste gekeken naar de oplossingen die binnen de markt worden aangeboden. Denk aan een bestaand SaaS-pakket, software as a service, die de koppeling legt tussen de financiële administratie en een webshop. Online verkopen worden op deze wijze automatisch in de administratie verwerkt.
Vaak blijkt hierbij al snel dat deze bestaande oplossingen geen optimale ervaring bieden aan medewerkers. De oplossing bevat veel meer functies dan wenselijk is, of mist juist de functies die cruciaal zijn voor de digitale transformatie van jouw bedrijfsprocessen. Hier vormt maatwerk software de oplossing.
Voordelen van de keuze voor maatwerk software
Het laten ontwikkelen van maatwerk software biedt verschillende voordelen. Niet voor niets is het vaak de beste oplossing voor bedrijven. Maatwerk software kan geheel naar jouw wensen worden aangepast, zodanig dat de software straks precies die functionaliteit biedt die nodig is voor de automatisering van jouw bedrijfsproces. Er zitten geen overbodige functies in het softwarepakket.
Precies dat ontwikkelen wat jouw organisatie nodig heeft draagt niet alleen bij aan een snelle digitale transformatie. Ook komt dit de gebruiksvriendelijkheid van maatwerk software ten goede. Gebruikers zitten niet opgescheept met functies en knoppen die zij nooit zullen gebruiken.
Snelle innovatie bij veranderende behoeftes
Een wijziging in de bedrijfsstrategie of -visie kan op termijn maken dat maatwerk software in de huidige vorm niet langer volstaat. Je profiteert met maatwerk software van het feit, dat deze oplossing snel kan worden aangepast. Bij de keuze voor bestaande software ben je afhankelijk van de roadmap van de uitgevende organisatie. Het maakt dat de gewenste veranderingen in een webapplicatie soms lang op zich zullen laten wachten.
Maatwerk koppelingen vanuit je nieuwe software
De ontwikkeling van maatwerk software omvat niet alleen het creëren van een unieke UX met functies, passend bij de behoeften van je organisatie. Denk ook aan de mogelijkheid om maatwerk koppelingen te ontwikkelen, die de verschillende systemen binnen je IT-landschap met elkaar verbinden. Een bestaande oplossing bevat vaak slechts koppelvlakken voor een deel van de interne systemen.
Case study: maatwerk software voor charters en logistieke bedrijven
Terug naar de case study die eerder in dit artikel werd aangehaald: de ontwikkeling van een charterportaal voor logistieke bedrijven. Deze bedrijven werken vaak samen met een pool van flexibel inzetbare charters. Deze charters werken met hun eigen systemen, waardoor een interface ontbreekt. Dit kan efficiënter, zo was de gedachte van onze developers.
Door vanuit een gemeenschappelijk doel, het zo eenvoudig mogelijk maken van de afwikkeling van ritten door deze charters voor het transportbedrijf, toe te werken naar een centraal portaal. Een charter heeft de mogelijkheid om diens ritten en de bijbehorende factuur in te voeren en te beoordelen vanuit het portaal, om vervolgens een finale check te laten doen door het transportbedrijf.
Is de rit akkoord bevonden? In dat geval zorgt een automatische koppeling voor het doorsturen van de goedgekeurde factuur naar de financiële administratie van het transportbedrijf. In het online boekhoudpakket zorgen zij vervolgens voor de afwikkeling hiervan.
Voordelen van een centraal charterportaal
Het charterportaal heeft niet alleen een koppeling met het online boekhoudpakket van het transportbedrijf; ook wordt er een koppeling gelegd met het Transport Management Systeem (TMS), waarbinnen de ritten geregistreerd worden. Een charter heeft dankzij deze koppeling geen toegang tot het TMS van het transportbedrijf nodig, daar de ritten real-time worden weergegeven in de centrale werkomgeving: het portaal.
Andersom hoeft de charter diens ritten uit de boordcomputer in de vrachtwagen niet los door te sturen naar het transportbedrijf; deze voert slechts een check uit in het portaal. Dit maakt dat processen veel efficiënter verlopen en de kans op fouten of onenigheid afneemt. De samenwerking tussen de charters en het transportbedrijf waarvoor zij hun opdrachten uitvoeren verbetert.
Los van het gegeven dat deze software zorgt voor een verandering in de efficiëntie van werkprocessen tussen beide partijen, wordt veel tijd bespaard. Facturen hoeven niet gemaild te worden, of handmatig vanuit het portaal in de online boekhouding te worden geïmporteerd. Dit verloopt automatisch door de maatwerk koppelingen vanuit de software.
Werken vanuit een MVP
Bij dit project werd bewust gekozen voor het gebruik van een Minimal Viable Product (MVP), een product dat voorziet in de eerste behoeftes van de opdrachtgever. Vanuit dit product kan er middels korte sprints nieuwe functionaliteit worden toegevoegd, kunnen eventuele bugs snel worden opgelost, enzovoorts. Deze manier van het ontwikkelen van software maakt het daarbij mogelijk om snel te acteren op veranderingen in de behoeftes van medewerkers of trends binnen een markt.
Zelf aan de slag met een digitale transformatie
Zelf alvast een aantal stappen zetten? Begin in dat geval bij het definiëren van een heldere visie richting de toekomst. Identificeer daarbij de kansen die zowel intern binnen de organisatie, als extern in de markt worden geboden. Waar liggen jouw ambities en wat zijn de nieuwe doelstellingen van je bedrijf voor de vijf of tien jaar die komen gaan? Op welke manier wil je jezelf de komende jaren onderscheiden van de concurrentie?
Het dient als input voor het vormgeven van de maatwerk software die een bijdrage levert aan de realisatie van deze doelen en ambities.
Is jouw bedrijf nu al toe aan het zetten van een volgende stap in haar digitale transformatie? Heb je het idee dat maatwerk software veranderingen in de efficiëntie van processen kan ondersteunen? Laten we eens om tafel gaan, om de mogelijkheden van een op maat gemaakt softwarepakket te bespreken.
