Binnen de logistieke sector wordt meer en meer gekozen voor het digitaliseren van processen. Het biedt organisaties binnen de logistieke keten verschillende voordelen. Zowel intern zoeken bedrijven naar mogelijkheden om logistieke processen efficiënter in te richten middels moderne technologische oplossingen, als ook daarbuiten. Daar komt nog bij dat niet alleen de logistiek digitaliseert; ook andere schakels in de supply chain van producten kiezen voor het efficiënter inrichten van processen. Denk aan het productieproces dat steeds vaker gedeeltelijk automatisch verloopt dankzij de inzet van slimme technologie.
In dit artikel laat ik je zien welke rol een maatwerk charterportaal kan spelen in het vereenvoudigen van het proces rond het leveren van goederen.
Digitalisering is een breed begrip
De digitalisering waarop bedrijven in de logistiek inzetten is een zeer breed begrip. Enerzijds kan dit gericht zijn op het wegnemen van het menselijk handelen uit een proces, om deze sneller en met een minimale kans op fouten te kunnen laten verlopen. Anderzijds is het met digitalisering mogelijk om een interface te creëren tussen de verschillende applicaties die binnen een organisatie gebruikt worden.
Breng de interne keten rond de distributie van goederen in kaart en probeer hierbij iedere stap in de processen die hierbij doorlopen worden kritisch te analyseren. Waar liggen kansen om processtappen te automatiseren of op efficiëntere wijze te organiseren?
Charters en transportbedrijven samenbrengen
Een van de stappen die je mogelijk al snel geïdentificeerd hebt is die rond de samenwerking tussen flexibel inzetbare charters en je eigen transportbedrijf. Na het uitvoeren van een transport stuurt de charter je bedrijf de factuur, welke vervolgens vanuit de mailbox door de financiële administratie in de online boekhouding moet worden ingevoerd. Voor betaling van de factuur moet de rit gecontroleerd worden in het Transport Management Systeem (TMS). Het is een proces dat bepaald niet efficiënt verloopt. Een charterportaal helpt de uitvoering van het proces te vereenvoudigen.
Overzicht van de geplande en uitgevoerde ritten
Het centrale charterportaal wordt verbonden met het interne TMS van het logistieke bedrijf, waarmee de geplande en uitgevoerde ritten automatisch overzichtelijk binnen de applicatie worden weergegeven. Charters hebben na uitvoering van de ritten de mogelijkheid deze te accorderen en tegelijkertijd hun factuur in het systeem te uploaden.
Nadat intern een laatste check is gedaan, stuurt het centrale portaal de factuur automatisch door naar de online boekhouding van de financiële afdeling. Zij hoeven de facturen niet langer handmatig uit een mailbox te halen. Is de factuur geaccordeerd? In dat geval kan de betaling worden doorgezet.
Voordelen van een centraal portaal voor charters
Het op deze wijze slim digitaliseren van logistieke processen maakt dat taken sneller en op efficiënte wijze worden uitgevoerd. Het ontlast de bedrijfsvoering, daar men tijd overhoudt voor het doorlopen van andere logistieke processen waar digitalisering nog niet mogelijk is.
Naast de tijd die bespaard wordt zorgt deze vorm van innovatie voor het verkleinen van de foutmarge. De kans op onenigheid tussen charters en jouw logistiek bedrijf neemt aanzienlijk af.
Toepassing maatwerk charterportaal in jouw bedrijf
De keuze voor maatwerk maakt dat de toegepaste technologie naadloos aansluit op de behoeften die jouw medewerkers hebben. Bestaande oplossingen in de markt bieden vaak veel meer functies dan gewenst is, of juist niet de functionaliteit die jouw organisatie nodig heeft. Denk aan de mogelijkheid om het charterportaal te koppelen met de applicaties die jij intern gebruikt.
Daar komt bij dat deze oplossingen uit de markt snel innoveren bemoeilijken; je bent voor de doorontwikkeling van het systeem afhankelijk van de roadmap van de leverancier van deze software. Maatwerk maakt het mogelijk om snel, in korte iteraties functies toe te voegen aan toepassingen.
Ben je zelf actief in de logistiek en op zoek naar mogelijkheden om middels moderne technologie interne processen te optimaliseren? Laten we samen om tafel gaan en kijken hoe we jou kunnen helpen de volgende stap te zetten.
