Naarmate een organisatie groeit, neemt het belang van efficiënt en gestructureerd ingerichte processen toe. Waar de directeur van een bedrijf in de eerste fase alle openstaande taken zelf oppakt, zal dit bij een toenemende vraag en een groeiend personeelsbestand steeds lastiger worden. Een van de manieren om processen te optimaliseren, is het inzetten op datagedreven werken. Ruwe data helpt organisaties hierbij te voorspellen, welke trends zich de komende tijd voor zullen doen. In dit artikel neem ik je mee in het gebruik van data om processen te optimaliseren.
Zorg voor een stevig fundament
Om data te kunnen gebruiken bij het nemen van beslissingen en de optimalisatie van processen, is het allereerst zaak te zorgen voor een stevig fundament. Werken onder architectuur vormt daar de basis voor. Breng in kaart welke IT-systemen binnen de organisatie gebruikt worden, welke informatie er binnen deze systemen wordt opgeslagen en hoe de verschillende informatiestromen lopen in het IT-landschap. Middels API’s kan de data uit de verschillende systemen richting een centrale BI-oplossing worden gestuurd. Voorbeelden daarvan zijn Qlikview en PowerBI. Deze BI tools helpen de verzamelde data overzichtelijk samen te brengen in een dashboard. Op basis van de informatie binnen zo’n dashboard kan de organisatie haar processen verder optimaliseren.
Breng de verschillende bedrijfsprocessen in kaart
Werken onder architectuur betekent niet alleen dat datastromen en applicaties in beeld moeten worden gebracht. Het is minstens zo belangrijk om inzichtelijk te maken welke processen onderscheiden kunnen worden en waarom in het verleden voor een specifieke inrichting gekozen is. Op basis van die informatie kan doelgericht gezocht worden naar verbeteringen, waarbij data een ondersteunende rol heeft.
Redenen om voor procesoptimalisatie middels data te kiezen
Het optimaliseren van processen middels data biedt verschillende voordelen. Belangrijke reden om een slag te maken in de procesoptimalisatie binnen de organisatie is de mogelijkheid om tijd te besparen. Over de te nemen beslissingen hoeft niet langdurig gediscussieerd te worden, noch hoeft er handmatig data uit verschillende bronnen te worden geëxporteerd en samengevoegd. Naast een besparing in tijd, draagt procesoptimalisatie middels data bij aan de groei van de organisatie. Medewerkers die zich voorheen richtten op het combineren van data uit diverse bronnen, kunnen na de automatisering van deze processen andere taken oppakken. Er wordt meer gedaan, zonder dat het extra kosten met zich meebrengt.
Aan de slag met het optimaliseren van processen
Zodra de basis staat is het tijd om aan de slag te gaan. Breng data uit verschillende IT-systemen samen in een BI-tool, om te analyseren welke processen verbeterd kunnen worden. Zijn er beslismomenten binnen de diverse processen te identificeren, welke middels data geautomatiseerd kunnen worden? Het is niet gemakkelijk om deze optimalisatieslag door te voeren; het raakt aan de verantwoordelijkheden van medewerkers binnen de organisatie. Neem er de tijd voor en probeer de optimalisatie van processen in meerdere stappen te doorlopen.
Hulp nodig bij het samenbrengen van data uit verschillende IT-systemen middels API’s? Scrumble helpt je graag verder. Laten we eens een kop koffie drinken om nader kennis te maken en uit te zoeken, hoe we jou kunnen helpen de volgende stap te zetten.
