Steeds meer partijen binnen de handelsindustrie en retail zetten in op procesoptimalisatie. Het versnellen en efficiënt inrichten van het voorraadbeheer, verkoopprocessen en bijvoorbeeld bedrijfsprocessen rond het managen van klantrelaties draagt bij aan het succes van de organisatie. In het bijzonder in een tijd, waarin het lastig is om nieuw personeel te vinden. Het automatiseren van processen met slimme handelssoftware maakt dat bestaand personeel elders binnen de organisatie kan worden ingezet.
In dit artikel neem ik je mee langs de verschillende mogelijkheden die je als onderneming hebt op het gebied van handelssoftware. Wat heb jij de laatste jaren al gedaan om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren?
Verschillende vormen van handelssoftware
Handelssoftware wordt in verschillende vormen aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van een warehouse management system (WMS), een CRM-oplossing of bijvoorbeeld een ERP-systeem. Je haalt het maximale uit deze systemen, door ze met elkaar te verbinden. De integratie van software is de laatste jaren steeds belangrijker geworden.
Noodzaak van integratie software binnen handelsbedrijven
Het integreren van verschillende systemen binnen handelsbedrijven maakt dat een proces niet alleen efficiënter ingericht wordt; ook neemt de foutmarge sterk af. Data wordt met de koppelingen tussen systemen nog maar op één centrale plek bewaard. Zo weet je zeker dat medewerkers voortdurend werken met de meest recente dataset.
Data beheren wordt lastiger naarmate de organisatie groeit. Hoe houd je het overzicht over de voorraden, wanneer je straks meerdere magazijnen hebt? Hoe houd je bij welke goederen er zijn uitgeleverd, wanneer je met meerdere transporteurs samenwerkt? Enzovoorts.
Bespaar tijd door te automatiseren en systemen te koppelen
Samenhangend met de optimaliseringsslag in de efficiëntie waarmee processen doorlopen worden, wordt er veel tijd bespaard door processen te automatiseren en systemen met elkaar te verbinden. Denk aan een medewerker van de klantenservice, die direct alle data over een klant en diens orders bij de hand heeft. Of denk aan een leverancier die relevante data realtime uit een online portaal kan halen.
Software voor optimaliseren voorraadbeheer
Het is vervelend een klant te moeten teleurstellen, omdat de bestelde producten niet voorradig zijn. Krijg inzicht in de actuele voorraden met een moderne oplossing voor het voorraadbeheer. Dit betekent bijvoorbeeld dat je een tool voor het voorraadbeheer koppelt met een centraal ERP-systeem, waarop ook de systemen van een leverancier en de tool voor de verwerking van orders zijn aangesloten.
Altijd de juiste en meest actuele data bij de hand
Op het moment dat producten verkocht worden, zorgt de combinatie van deze systemen er automatisch voor dat de actuele voorraad wordt bijgewerkt. Er hoeft geen menselijk handelen aan te pas te komen; je hebt altijd toegang tot de actuele, juiste gegevens. Niet alleen in het systeem zelf, maar bijvoorbeeld ook binnen je webshop. Op zo’n voorraadbeheer systeem kunnen meerdere magazijnen worden aangesloten; zo zie je per magazijn wat de status van de voorraad is.
Automatische inkoop op basis van actuele voorraad
Dreigt een product uitverkocht te raken? In dat geval zorgt de automatische koppeling met het systeem voor de inkoop van producten voor het plaatsen van een order bij de leverancier. Workflow management speelt hierin een belangrijke rol: het vormgeven van processen en het aan elkaar koppelen van de juiste systemen om deze processen vervolgens automatisch te laten doorlopen.
Niet alleen verkooporders worden in het systeem voor voorraadbeheer opgenomen; hetzelfde geldt voor de binnenkomende inkooporders. Zodra de producten in de schappen worden gelegd, voeg je deze toe aan de voorraad.
Verkoopprocessen verbeteren met handelssoftware
Gerelateerd aan het optimaliseren van het voorraadbeheer met slimme handelssoftware, is het optimaliseren van de administratie en daaraan gekoppelde verkoopprocessen. Je wilt als ondernemer snel inzicht hebben in de huidige financiële staat van de organisatie. Moderne bedrijfssoftware maakt dit mogelijk.
Gebruik van een online boekhouding
Richt de financiële administratie van je handelsonderneming in middels een moderne SaaS-oplossing, in plaats van met uitgebreide Excel-sheets. Zo’n SaaS-oplossing, waarbij SaaS een afkorting is van Software as a Service, heb je overal toegang tot de meest actuele data. Niet alleen vanaf iedere locatie, maar ook vanaf ieder apparaat.
Zo’n tool voor de automatisering van verkoopprocessen houdt bij wat de huidige openstaande orders zijn, zorgt dat een offerte kan worden omgezet in een factuur en draagt alle benodigde cijfers aan voor het indienen van de kwartaalaangifte bij de fiscus. In sommige gevallen is er zelfs een automatische koppeling met het systeem van de Belastingdienst mogelijk. De foutmarge neemt hiermee af, evenals dat je minder tijd kwijt bent aan het bijwerken van de boekhouding.
Bij de betaling van een factuur wordt dit direct verwerkt in de boekhouding dankzij een koppeling met je bankrekening; het aantal openstaande orders neemt af, je hebt de order succesvol afgerond.
Technische ondersteuning bij beheer klantrelaties
Er zijn meer bedrijfsprocessen die middels software efficiënter kunnen worden ingericht. Denk aan het groeiend belang van het op juiste wijze beheren van klantrelaties de afgelopen jaren. Een consument stapt steeds makkelijker over naar de concurrentie. Middels software is het mogelijk om snel alle relevante data bij elkaar te zoeken in een specifieke situatie.
Ondersteun de medewerkers van je klantenservice
Denk aan een klant die een vraag heeft over de logistiek rond een product. Een medewerker van je klantenservice wil in zo’n geval snel kunnen zien om welk product het gaat, wat de stand van de productie hiervan is en welke fouten er mogelijk gemaakt zijn bij de levering hiervan. Op basis van deze data kan de medewerker de klant direct van de juiste gegevens voorzien en het probleem of de vraag afwikkelen.
CRM-systeem vormt de oplossing voor een handelsbedrijf
Ga dergelijke uitdagingen te lijf met een CRM-systeem, gekoppeld aan het centrale ERP-systeem binnen de organisatie. Deze koppelingen ondersteunen bedrijfsprocessen en daarmee de verschillende afdelingen binnen je handelsbedrijf.
Maatwerk vs. standaard software
Als onderneming heb je de keuze uit bestaande, standaard handelssoftware en maatwerk software. Het voordeel van maatwerk software is de mogelijkheid om systemen naadloos aan te laten sluiten bij de behoeften van jouw medewerkers. Daarbij is het bij op maat gemaakte software makkelijker om het systeem na verloop van tijd verder uit te breiden met nieuwe functies. Mogelijk veranderen de wensen en behoeften van medewerkers en leveranciers door de tijd heen.
Een bestaand systeem bevat mogelijk niet de gewenste functionaliteit, of juist veel meer dan datgene wat nodig is. Dat laatste zou het gebruik van een applicatie of koppeling onnodig ingewikkeld maken en brengt een hogere beheerslast met zich mee.
Aan de slag met de realisatie van handelssoftware
Ook benieuwd geworden wat op maat gemaakte handelssoftware jouw organisatie kan bieden? Wil je concreet weten wat de toepassing van deze software bijdraagt aan het verbeteren van de efficiëntie van jouw bedrijfsprocessen? Laten we samen een kop koffie of thee drinken. Ik ben benieuwd naar de huidige inrichting van het IT-landschap en denk graag alvast eens mee, over mogelijkheden om dit landschap verder te optimaliseren.
