Het screenen van klanten en het analyseren van risico’s met betrekking tot de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), kost enorm veel tijd voor een organisatie. Talloze excel sheets, uittreksels, gesprekken en systemen zijn nodig om te achterhalen welke klanten een risico vormen. We gingen met de ondernemer achter Compliance Specialist in gesprek om erachter te komen of we dit proces konden automatiseren. Vragen als “kan je op basis van een uittreksel antwoorden geven op de vragen uit de Excel sheet?” voerde de boventoon; uiteraard zorgde dit voor de nodige triggers. We gingen aan de slag met een applicatie die het ‘saaie’ werk overneemt en ruimte laat voor het ‘interessante’ werk.

Al snel kwamen we erachter dat het inderdaad technisch mogelijk was om het analyseren van risico’s te automatiseren. Het enige dat ons tegenhield was de afhankelijkheid van derde partijen. Dit omdat bij het screenen verschillende checks doorlopen moeten worden, waarbij de benodigde data niet openbaar te vinden is. De checks die het platform doorloopt zijn: Ultimate Beneficial Owner (UBO), Standaard Bedrijfsindeling (SBI), de Politically Exposed Person (PEP), sanctielijsten en adverse media (negatieve nieuws screening).

Het uitvoeren van de screening bracht daardoor meerdere onzekerheden en kosten met zich mee. Om het risico van falen te beperken hebben we een aanpak gehanteerd waarbij we in een korte tijd de verschillende checks konden testen. Dit ging hand-in-hand met het testen van het concept (en de willingness to buy) bij mogelijke gebruikers en meetings met leveranciers die ons konden voorzien van de benodigde data.

Iedere gebruiker van het platform krijgt zijn/haar eigen omgeving waarin zij zelf gebruikers kunnen beheren, klanten kunnen screenen, inzicht krijgen in hun klanten en rapporten kunnen downloaden. Hoe dit allemaal werkt? Iedere gebruiker heeft als het ware zijn “eigen database”, waarin zij administratie rechten hebben voor alle features van het platform. Wanneer een cliënt wordt toegevoegd, lanceert dit op de achtergrond een proces om alle checks door te lopen.

Het platform is op deze manier in staat om een import bestand met honderden cliënten tegelijkertijd te verwerken. De gebruiker vult enkel een naam en/of kvk-nummer in, en enkele seconden later staat een volledig uitgedraaid rapport klaar in pdf-vorm om gedownload te worden.

De oude manier van werken kost organisaties enorm veel tijd en geld. Naast het inhuren van een compliance specialist was er veel tijd nodig om alle benodigde informatie te verzamelen. De Wwft-butler daarentegen, vereist een minimale jaarlijkse investering en genoeg kracht om één knop binnen het platform in te drukken. De verwachte ROI voor Compliance Specialist is twee maanden. De gemiddelde besparing voor zijn klanten is meerdere duizenden euro’s op jaarbasis; hoe groter de organisatie, hoe groter de besparing. De eerste klant sloot een dag na livegang aan bij het platform.