Je bent bezig met het digitaliseren of automatiseren van bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie. Daar is nieuwe software voor nodig of een aanpassing op de huidige software. Denk aan de ontwikkeling van een mobiele applicatie om je orderpicksysteem te vereenvoudigen, een webportal om vacatures te delen voor een snellere werving van nieuwe medewerkers, een klantportaal zodat klanten hun order- en bestelstatus zelf kunnen inzien of dock planning software om je wagenpark zo efficiënt mogelijk in te plannen en stilstand en leegrijden te voorkomen. Voor welke digitale ontwikkeling jij binnen jouw bedrijf ook staat, voor iedere digitaliseringsslag is een oplossing. Als projectleider of IT manager kies je echter niet dagelijks een nieuw softwarepakket of een software leverancier. Grote software ontwikkelingen doe je misschien maar twee of drie keer in je carrière binnen een organisatie. Hoe pak je dit dan aan? Waar begin je? En hoe selecteer je de best passende software leverancier voor jouw project?
Voorbereiding leveranciersselectie software ontwikkelaar
Voordat je een software partij gaat selecteren om mee samen te werken, is het handig om eerst de nodige voorbereidingen te treffen:
1. Processen op orde
Zijn de processen, die je wilt gaan digitaliseren, op orde? Je kunt je voorstellen dat een ongestructureerd proces niet ineens verandert in een gestroomlijnd proces doordat je het digitaliseert. Als jij jouw boekhouding bijvoorbeeld niet op orde hebt, waardoor betalingen vaak te laat zijn, dan is een boekhoudsysteem niet altijd dé oplossing. Kijk eerst waarom het proces niet loopt, zoals het zou moeten lopen. Ga pas nadenken over software als je al je processtappen op orde hebt.
2. Betrokkenheid gebruikers en stakeholders
Betrek je medewerkers, gebruikers, leveranciers en partners. Vraag naar hun wensen en eisen. Waar lopen zij tegenaan? En wat zouden ze graag anders zien? Creëer draagvlak bij je gebruikers, vooral als het om een interne softwareontwikkeling gaat. Zij moeten immers met het nieuwe softwaresysteem gaan werken.
3. Tijd, geld en kennis
Voordat je op zoek gaat naar een software partner, is het handig om te weten hoeveel capaciteit je beschikbaar hebt voor het totale ontwikkeltraject. Welke medewerkers kun je een aantal uren per week inroosteren op dit project? Een software ontwikkelaar neemt natuurlijk wel de werkzaamheden uit handen, maar heeft toch regelmatig afstemming nodig met de opdrachtgever, dus denk na over de tijdsinvestering. En over investering gesproken; welk budget stel je beschikbaar? Zorg voor een bepaalde bandbreedte in je budget. Houd altijd een marge voor tegenvallers of meerwerk. Kijk eventueel welke ICT-kennis je in eigen huis hebt. Wellicht kun je hiermee de kosten drukken.
4. Lange termijn hosting, onderhoud, veiligheid en support
Tot slot is het belangrijk om in de voorbereiding al na te denken over het traject na livegang. Als de webapplicatie, mobiele app of het platform klaar is, hoe ga je het dan hosten en onderhouden? Hoe laat je de veiligheidsupdates uitvoeren? Wat zijn de kosten voor support? Houd ook met deze onderwerpen alvast rekening in je budget.
Het kiezen van een software partner
Het kiezen van de juiste partij lijkt makkelijk, als je deze voorbereidende werkzaamheden allemaal hebt afgevinkt, maar dat is het allerminst. Er is namelijk een breed aanbod van software partijen met ieder hun eigen specialisaties in o.a. branches, ontwikkelmethodes, frameworks en programmeertalen. Ook al kan kennis over de ins & outs van diverse partijen de longlist van software aanbieders verkleinen, het maakt de zoektocht niet perse makkelijker. Ze kunnen je namelijk waarschijnlijk allemaal helpen. De vraag is dus: Waar moet je op letten? En hoe verzamel je de juiste informatie?
Om je te helpen in dit ingewikkelde keuzeproces hebben we daarom een aantal vragen op een rij gezet die je zeker zou moeten stellen aan een software bedrijf:
1. Welke ontwikkelaars gaan aan jouw project werken?
Een frontend developer? Een backend developer? Of een full-stack developer? Heeft de softwareleverancier een designer in huis? Je wil natuurlijk ook dat de nieuwe webapplicatie gebruiksvriendelijk is en dat de look ‘n feel klopt. Wie doet wat en wat zijn hun specialisaties? Het is belangrijk om te achterhalen waar de toegevoegde waarde zit van de software ontwikkelaar. Zit ‘m dat in de mensen of in de technieken die ze toepassen? Al pratende kom je er vaak ook achter of de software aanbieder aanvoelt als een pure leverancier of als een sparringpartner die jouw bedrijf begrijpt en pro-actief adviseert.
2. Welke ontwikkelmethode past de software aanbieder toe?
Hoe werkt de software ontwikkelaar het liefst? Volgens de watervalmethode waarbij alle eisen en wensen eerst in kaart worden gebracht, voordat er wordt gestart met ontwerpen. Of via de Agile methode waarbij (bijna) direct wordt gestart en via sprints iedere twee weken een deel wordt opgeleverd. De Agile methode (bijv. Scrum en Kanban) is een flexibele methode waarmee je snel kunt bijsturen, maar het is ook een methode met intensief contact waarbij je het einddoel en de duur van de ontwikkelperiode scherp in de gaten moet houden. De watervalmethode is een meer gestructureerd proces, waarbij planning, budget en resultaat vooraf helder zijn. Nadeel is dat het proces daardoor ook behoorlijk rigide is en het vaak duurder en tijdrovender is om fouten en bugs te corrigeren, omdat je hier pas in de testfase achter komt. Je hebt ook software partijen die deze twee methodes combineren, zodat je vooraf een duidelijk beeld hebt van de planning, budget en resultaat, maar ook kunt profiteren van de flexibiliteit van het Agile werken.
3. Standaard software, maatwerk of een hybride model?
Werkt de software leverancier met open source, ofwel bestaande, software of ontwikkelen ze alles zelf? Standaard software en maatwerk software hebben beide hun voor- en nadelen. Jouw keuze hangt vooral af van wát je wil ontwikkelen, waarvoor je het gaat gebruiken, wie er gebruik van gaan maken, welke uitstraling het moet hebben en hoe flexibel je wil zijn. En daarnaast is je keuze natuurlijk ook gebaseerd op de snelheid van implementeren en het budget. Vraag daarom goed uit wat de mogelijkheden zijn en informeer ook naar een hybride vorm. Dit geeft o.a. de flexibiliteit en uitstraling van maatwerk, en tevens de betrouwbaarheid en ondersteuning van standaard software.
4. Vraag naar de toekomst
Het liefst ga je een lange termijn relatie aan met je nieuwe softwarepartner. Dus heb het samen over de toekomst. Hoe innovatief is de nieuwe softwarepartner? Heeft hij ook groeiplannen? Kan hij met jou meegroeien? Wil hij zich verdiepen in jouw bedrijf en ook een lange termijn relatie aangaan? Denk daarnaast ook aan de toekomst van de software. Kan het systeem dat je hebt gekozen makkelijk meebewegen met jouw organisatie? Kunnen functionaliteiten eenvoudig worden toegevoegd of verwijderd? Kunnen systemen probleemloos aan elkaar worden gekoppeld?
5. Wat kost het?
We kunnen er niet aan onderuit dat deze vraag ook gesteld moet worden. De vraag staat onderaan, maar is wellicht voor beide partijen de belangrijkste. Wat kost het? Software ontwikkelen is een ingewikkeld proces. Zeker als er (een deel) maatwerk bij komt kijken. De kosten zijn van vele factoren afhankelijk, die voor een software aanbieder vaak vooraf moeilijk in te schatten zijn. Tijdens het software ontwikkeltraject hebben opdrachtgevers vaak nog aanvullende vragen of je stuit toch op projectrisico’s. Maar ga niet naar huis zonder een degelijke offerte. Je wil immers vooraf weten waar je aan toe bent, anders kan het nog wel eens een duur grapje worden. Maak prijsafspraken en, zoals we al eerder zeiden, houdt een bandbreedte aan in je budget voor onvoorziene kosten.
Bonustip voor het kiezen van een software leverancier
6. Luister goed en vraag door
Wees niet bang om ‘domme’ vragen te stellen. Die bestaan namelijk niet. Luister vooral goed naar de antwoorden die je erop krijgt. Praat je nieuwe softwarepartner vooral in algemene termen of durft hij meer diepgang te bieden op de inhoud? Vraag daarom niet of hij alle gewenste functionaliteiten kan maken (want dat kan waarschijnlijk iedere softwarepartij), maar vraag vooral hoe hij jouw bedrijfsprocessen gaat vereenvoudigen. Misschien komt hij wel met hele verrassende en verfrissende oplossingen waar je zelf nog niet aan had gedacht. Vind je het toch te ingewikkeld om zelf op zoek te gaan naar een geschikte softwarepartner? Dan kun je altijd nog een onafhankelijk adviseur in de arm nemen.
