De winnaar in het inmiddels eeuwenoude gevecht tussen maatwerk en standaard software is steeds beter en beter te beredeneren. Al is het niet makkelijk, de vraag ‘maatwerk of standaard software’ is namelijk gebaseerd op een flink aantal factoren en vergelijkingen, en ik ga in dit artikel jou helpen om door de bomen het bos te zien.
Wat is standaard software?
Standaard software is vaak gericht op het helpen van zoveel mogelijk gebruikers. Om veel gebruikers tegelijk van dienst te zijn, wordt er gekeken naar de algemene behoeftes van deze groep; vaak een branche of vertakking van een branche, zoals boekhouding in de financiële sector.
Wat zijn de voordelen van standaard software?
Standaard software omvat veel know-how en best practices
Standaard software is in veel gevallen een ideale oplossing. Er is vaak al nagedacht over hoe processen zo efficiënt mogelijk geregeld kunnen worden. De meeste softwarepakketten binnen een bepaalde branche lijken daarom ook op elkaar. Denk aan Content Management Systemen (CMS) voor het ontwikkelen van websites en het schrijven van content, een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor het administreren en organiseren van de day-to-day operaties en een Warehouse Management Systeem (WMS) voor het optimaliseren van magazijn gerelateerde werkzaamheden.
WordPress is een voorbeeld van standaard CMS software. WordPress maakt het simpel om content op het internet te publiceren.
Standaard software is goedkoop
Standaard software is relatief goedkoop omdat het slechts één keer ontwikkeld is voor een grote groep gebruikers. Het wordt door veel gebruikers gebruikt en getest, waardoor kinderziektes snel bekend zijn en verholpen kunnen worden. Doorontwikkeling komt minder voor dan bij maatwerk software omdat de meeste problemen van gebruikers bekend zijn. Bij standaard software heb je veel te maken met abonnementskosten en implementatie of consultancykosten die, afhankelijk van de business case, vaak goedkoper zijn dan ontwikkelkosten bij maatwerk software.
Wat zijn de nadelen van standaard software?
Volledigheid van de software ontbreekt
Het kan zijn dat specifiekere functionaliteiten ontbreken. Bij duurdere standaard softwarepakketten is het in bepaalde gevallen mogelijk om deze functionaliteiten aan te vragen zodat deze worden toegevoegd, maar doorgaans is dit niet mogelijk, kost het veel geld of duurt het erg lang om de functionaliteiten te implementeren. Een organisatie die standaard pakketten verkoopt is namelijk niet ingericht op het ontwikkelen van nieuwe software, maar meer het doorontwikkelen en implementeren van bestaande software.
Het configureren van de software is complex
De keerzijde is dat je veel standaard software ziet die juist extreem veel opties, modules of functionaliteiten hebben en zelf te configureren zijn. Bij deze pakketten heb je dus juist wel volledigheid, maar is de complexiteit erg groot. Er is veel tijd en kennis nodig om de software zo in te richten dat het feilloos gebruikt kan worden door de organisatie. Hierdoor ontstaan langdurige en kostbare implementatietrajecten.
Wat is maatwerk software?
Maatwerk software wordt specifiek voor jouw bedrijf en processen op maat gemaakt. Maatwerk biedt een oplossing voor processen die uniek zijn en niet geautomatiseerd kunnen worden of te complex zijn om te digitaliseren met standaard oplossingen. Ook is maatwerk een oplossing wanneer de standaard software niet voldoet aan de behoeften en wensen van de gebruikers.
Wat zijn de voordelen van maatwerk software?
Oneindig veel mogelijkheden
Een voordeel van maatwerk software ten opzichte van standaard software is dat het voor specifieke functies, taken, processen en doeleinden waar geen standaard oplossing voor is, een uitweg kan bieden. De software wordt op basis van het vraagstuk op maat gemaakt. Het vraagstuk kan uiteenlopend zijn, omdat de software daarop aangepast kan worden. Vaak sta je in direct contact met een ontwikkelaar die jouw wensen kan vertalen naar concrete functionaliteiten. Je zult daarom minder snel met problemen of hoofdpijn blijven zitten.
Modern, snel en gebruiksvriendelijk
Standaard software is vaak al een behoorlijke tijd geleden ontwikkeld. Maatwerk software daarentegen niet; dat wil zeggen dat er nieuwe technologieën zijn gebruikt die de software vaak sneller maken en meer mogelijkheden bieden om mee te groeien met de organisatie. Je krijgt geen overbodige zaken in je applicatie die haar overzichtelijk maken; alleen de functionaliteiten die je ook echt gebruikt, worden erin opgenomen. Dit maakt het een stuk gebruiksvriendelijker.
Hoge initiële investering
Een nadeel van maatwerk software is de hoge initiële investering. In de meeste gevallen moet een ontwikkelaar of een team ontwikkelaars meerdere weken of maanden programmeren om de applicatie die jij wilt te ontwikkelen. Dit loopt al gauw op naar tienduizenden euro’s, terwijl de meeste standaard pakketten SaaS (Software as a Service) abonnementen hanteren die deze investering opdeelt in maandelijkse kosten. Vergelijk het met het kopen van een auto ten opzichte van het leasen van een auto.
Risico bij het selecteren van een leverancier
Een hoge initiële investering betekent dat een keuze voor een leverancier goed doordacht moet worden. Het risico dat een software ontwikkelaar niet bevalt om wat voor reden dan ook, laat jou achter met een hoop kosten die gemaakt zijn en software die niet af is. Die software kan deels bruikbaar zijn en kan eventueel door een andere ontwikkelaar worden doorontwikkeld, maar dit is niet ideaal. Bij standaard software ben je slechts je abonnementsgelden kwijt mocht het niet bevallen.
Standaard software en maatwerk software combineren
In de praktijk zal dit nooit zwart of wit, maar er tussenin en dus een combinatie zijn. Het één sluit het ander niet uit, omdat iedere organisatie kampt met problemen of behoeften die al jaren bekend zijn en problemen of behoeften die uniek zijn. We leven in een wereld waarin het applicatie ecosysteem van bedrijven aan het exploderen is. Nog nooit werd er in deze mate en diversiteit met apps gewerkt. Iedere medewerker heeft hiermee te maken.
Zolang je een ‘single source of truth’ hebt; je hebt je belangrijke data op één plek, dan kan je daar je ecosysteem omheen bouwen. Met API koppelingen kan je belangrijke functionaliteiten van verschillende systemen aan elkaar knopen, zodat je een soepel geïntegreerd systeem krijgt.
Een van de applicaties die wij op basis hiervan hebben gebouwd is zelfs een soort stekkerblok van systemen. PI Connect zorgt ervoor dat verschillende webshops en marketing automation systemen data naar elkaar kunnen communiceren. Hierdoor blijven beide standaard oplossingen in hun kracht maar faciliteert maatwerk software de datastroom. Hierdoor kan marketing automation plaatsvinden op basis van het gedrag van webshop traffic. Gaaf toch?
Hoe maak ik de keuze tussen standaard en maatwerk software?
Het is dus belangrijk om een goede business case te schetsen wanneer je de afweging maakt tussen standaard en maatwerk software. Wegen de baten op tegen de lasten? Hieronder noemen we acht onderdelen waarop een keuze gebaseerd kan worden.
1. Kennis is macht
Toch? Het ligt eraan met welk doel je jouw applicatie wilt gaan gebruiken. Omvat het voor 90% de standaardfunctionaliteiten van bijvoorbeeld een bestaand ERP pakket, dan moet je je bedenken dat deze software ontwikkeld is op problemen die al enorm lang bestaan, en dat dus (waarschijnlijk) de oplossing bestaat uit best practices. Tenzij je denkt het systeem eenvoudiger of goedkoper te kunnen maken, is het geen goed idee om het te kopiëren.
2. Licentiekosten of (eenmalige) ontwikkelkosten
Dit is alsof je leasekosten vergelijkt met het eenmalig kopen van een auto. Op een bepaald punt wordt het voordeliger om een auto te kopen. Let bijvoorbeeld eens op de kosten per gebruiker van een pakket, en bedenk hoeveel gebruikers je over 5 jaar verwacht te hebben. Om vervolgens een goede vergelijking te maken met een maatwerk systeem kan je bij ons altijd een offerte opvragen.
3. Schaalbaarheid van het software systeem
Waar staat jouw bedrijf over 5 jaar? Sluit het beoogde systeem dan nog aan bij jouw behoeften? Loop goed na of jouw groeiambities gefaciliteerd kunnen worden door de software (en de functionaliteiten) die je kiest. Probeer op voorhand ook te bedenken welke integraties met andere systemen er gemaakt dienen te worden.
4. Flexibiliteit en customizability
Bij een groot ERP pakket kan je vaak enorm veel functionaliteiten of modules aan en uit klikken. Voor de ene organisatie is dit geweldig omdat je zelf de software samen kan stellen. Voor de andere partij is dit complex, zijn er consultants nodig om met het proces te helpen en blijven er veel functionaliteiten over die uiteindelijk niet worden gebruikt.
5. Gebruiksvriendelijkheid van de interface
Zijn jullie al gewend aan het pakket? Past het pakket bij de technische kennis van jouw personeel? Grote standaard softwarepakketten kunnen redelijk complex zijn in gebruik. Ga na of het personeel hiervoor de juiste kennis heeft of deze kennis bijgebracht kan worden.
6. Deadline
Zit je met een korte deadline? Een strakke planning? Dan is software die op de plank ligt waarschijnlijk sneller geïmplementeerd. Wil je voor een perfect passende oplossing gaan? Dan heb je wat meer geduld nodig.
7. Demo
Kijken, kijken en niet kopen. Zo’n heerlijk Nederlands gezegde. Pas dat vooral toe bij de aanschaf van software. Probeer gevoel te krijgen van de flow van de applicatie en krijg een zo goed mogelijk beeld van alle functionaliteiten. Hoe meer je er ziet, hoe beter je kan vergelijken.
8. Klik
Software is de toekomst en onmisbaar in jouw organisatie. Een keuze voor software pakket betekent ook een keuze voor een software leverancier. De samenwerking met deze organisatie moet goed bevallen, omdat je elkaar veel nodig gaat hebben. Denk na over lokale aanbieders, vraag aan je goede relaties of ze iemand kennen en ga vooral het gesprek aan met een leverancier.
