We leven in een tijd waarin innovaties en digitale ontwikkelingen zich op hoog tempo opvolgen. Het vereist veel van organisaties, die zich voortdurend moeten aanpassen om bij te blijven. Als management wil je de wijze van het implementeren van deze innovaties niet allemaal zelf hoeven uit te werken; betrek je personeel hierbij. Vaak ziet het personeel op de vloer kansen die managers niet zagen. Door hen bij een continue procesverbetering te betrekken, zet je als organisatie sneller de volgende stap vooruit.
Het betrekken van medewerkers bij deze procesoptimalisatie doe je met maatwerk software. In dit artikel leg ik je aan de hand van onze QEK-casus uit, welke voordelen de toepassing van maatwerk software jouw organisatie biedt.
Maatwerk software voor snelle procesverbeteringen
In de QEK-casus, waarbij QEK staat voor Quick & Easy Kaizen, was het doel het vergemakkelijken van procesverbetering middels maatwerk software. Met deze op maat gemaakte software oplossing is het voor medewerkers mogelijk om in slechts vier stappen verbeterpunten door te voeren. Dat dit werkt blijkt wel uit het gegeven dat er inmiddels jaarlijks circa 1.200 verbeteringen worden doorgevoerd bij de klant voor wie we deze maatwerk software aanpasten. Er was al een software oplossing beschikbaar, welke bij deze casus verder is uitgebreid met extra functionaliteit passend bij de veranderende behoeften.
Succesfactoren van maatwerk software
Bij het toepassen van maatwerk software voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen spelen verschillende succesfactoren een bepalende rol. Zo streef je naar een situatie waarin maatwerk software perfect aansluit bij de behoeften van medewerkers. Nieuwe software moet gebruiksvriendelijk, toegankelijk en schaalbaar zijn.
Pas je de maatwerk software initieel toe voor het verbeteren van bedrijfsprocessen op een enkele afdeling binnen de organisatie? In dat geval wil je de maatwerk software oplossing eenvoudig uit kunnen breiden voor de toepassing ervan op een tweede en daarna derde afdeling.
Snel inspelen op wisselende behoeften met maatwerk software
De mogelijkheid om maatwerk software snel aan te kunnen laten sluiten bij nieuwe, veranderde behoeften is een van de belangrijkste voordelen ervan. Zou je standaard software uit de markt aanschaffen, dan verdwijnen nieuwe wensen vaak ergens onderaan de backlog van zo’n partij. Het is te hopen dat zij de nieuwe functionaliteit binnen enkele maanden voor je ontwikkelen. Kies je voor maatwerk software, dan is het laten ontwikkelen van nieuwe functies veel makkelijker. Zo bereik je sneller het gewenste resultaat, wat de efficiëntie van de inzet van zo’n tool ten goede komt.
Daar komt bij dat standaard software vaak niet exact voldoet aan de wensen van je organisatie. Software bevat veel meer functies dan je nodig hebt, of mist juist de cruciale onderdelen voor jouw medewerkers. Het maakt dat maatwerk software al snel de beste oplossing is voor veel bedrijven. Er is immers geen standaard software die voor iedere organisatie voldoet.
Eenvoudig te gebruiken maatwerk software
Niet alleen wil je snel in kunnen spelen op de veranderende behoeften van medewerkers, ook de gebruiksvriendelijkheid ervan speelt een bepalende rol. Wanneer maatwerk software oplossingen ingewikkeld en lastig te gebruiken zijn, neemt de effectiviteit ervan vrijwel direct af.
Om een concreet voorbeeld te noemen: het optimaliseren van bestaande bedrijfsprocessen doet men met de QEK-applicatie door foto’s te uploaden. Dat is bijvoorbeeld een foto van het assemblageproces. Binnen de maatwerk software heeft een medewerker de mogelijkheid om de foto van een pijl of bijvoorbeeld cirkel te voorzien, om concreet aan te geven waar een bestaand proces verbeterd kan worden.
Prototyping als onderdeel van het ontwikkelproces
Maatwerk software laten ontwikkelen vergt van bedrijven dat zij weten aan welke requirements deze software moet voldoen. Dat is vaak behoorlijk uitdagend. Om bedrijven te helpen kiezen we bij de ontwikkeling van maatwerk software vaak voor de toepassing van prototyping. In het bijzonder wanneer de exacte wensen vooraf nog niet helder zijn.
Hierbij wordt een voorlopig model van de applicatie ontwikkeld, waarbij voortdurend op feedback gevraagd wordt. Daar waar applicaties voorheen vaak direct van A tot en met Z ontwikkeld werden. Het voortdurend ophalen van feedback maakt dat de op maat gemaakte software uiteindelijk perfect aansluit bij de behoeften van medewerkers.
Neem medewerkers mee bij veranderingen
Met maatwerk software medewerkers betrekken bij het efficiënter inrichten van processen en het automatiseren daarvan is een stap vooruit. Betrek medewerkers niet alleen bij deze procesverbetering. Neem ze ook mee bij veranderingen in het IT-landschap, bijvoorbeeld door ze de nieuwe applicaties te laten testen in het ontwikkelproces.
Het meenemen van medewerkers bij het realiseren van maatwerk software komt de adoptie ervan vaak ten goede. De applicaties zullen sneller gebruikt worden, wanneer medewerkers al tijdens het ontwikkelproces gemerkt hebben wat de meerwaarde hiervan is. Verandering is vaak spannend, maar niet als je collega’s hier vroegtijdig bij betrekt.
Aan de slag met het ontwikkelen van maatwerk software
Laten we aan de slag gaan met het ontwikkelen van maatwerk software die jouw bedrijfsprocessen helpt te verbeteren, door medewerkers hier actief bij te betrekken. Het ontwerpen en realiseren van dergelijke software past daarbij perfect bij de digitale transformatie die door veel organisaties wordt nagestreefd. Je wilt als medewerker niet langer losse e-mails of zelfs papieren documenten moeten invullen, wanneer je kansen ziet voor het verbeteren van de huidige processen. Met het laten ontwikkelen van maatwerk software bied je een passend, digitaal alternatief.
Ik ben benieuwd naar de wijze waarop het inzetten van op maat ontwikkelde software, zoals de QEK-applicatie voor een andere organisatie, jouw bedrijf kan helpen nog efficiënter te werken. De koffie en thee staan warm, laten we eens nader kennismaken!
