Digitale transformatie omvat meer dan slechts de ontwikkeling van software en/of de implementatie daarvan. Collega’s werken straks op een andere manier met elkaar samen. Daarnaast worden beslissingen mogelijk niet meer genomen op basis van adviezen, maar op basis van data welke als resultaat van de digitale transformatie verzameld wordt. Verandering is spannend. Niet alleen voor jou, maar zeker ook voor je collega’s op de werkvloer. Een maatwerk software implementatie is voor hen vaak lastig te doorgronden. Wat verandert er precies? Welke invloed heeft dit op de werkzaamheden die ik dagelijks uitvoer?
Neem collega’s op de werkvloer mee in een verandertraject. Kijk daarbij niet slechts naar de requirements voor de software die je wilt implementeren, maar houd ook de mens die de software straks moet gaan gebruiken in het oog. Je hebt ze immers nodig om de software implementatie tot een succes te maken.
Software implementeren in 5 stappen
1. Maak een organisatie wendbaar
IT ontwikkelt zich razendsnel. Waar de ene ontwikkeling voorheen pas maanden na de andere volgde, gaat dat nu veel sneller. Buzzwords als Agile, Artificial Intelligence (AI) en Internet of Things (IoT) zullen je niet onbekend zijn. Het is om deze reden belangrijk om de organisatie wendbaar te maken. Medewerkers moeten bereid zijn zich aan te passen aan een nieuwe manier van werken. Daarbij werken zij voortaan mogelijk in andere samenstellingen met elkaar samen. Een team bestaat niet uitsluitend uit collega’s met dezelfde functie; ze worden multidisciplinair ingericht.
2. Neem je collega’s mee in een verandertraject
Om bij te dragen aan de wendbaarheid van de organisatie is het belangrijk collega’s mee te nemen in de digitale reis. Vertel ze onderweg wat er precies gaat veranderen en vooral, waarom je voor deze transformatie kiest. Welke voordelen levert het de medewerker op? Probeer technische termen te mijden, maak het grijpbaar voor collega’s.
3. Voer een software implementatie stapsgewijs uit
Zelf ben je al maanden aan het testen geweest. De software is eindelijk klaar om geïmplementeerd te worden. Waarschijnlijk kun je nauwelijks wachten. Toch is het belangrijk om een software implementatie geleidelijk door te voeren. Laat de software bijvoorbeeld eerst door een losse afdeling gebruiken. Bevalt het de afdeling? Welke feedback krijg je terug? Pas daarna rol je de nieuwe software uit over de volledige organisatie.
4. Bied een training aan voor gebruikers
Laat gebruikers kennismaken met de nieuwe software tijdens een training. Niet iedereen zal direct zijn of haar weg door de programmatuur vinden. Zelfs de simpelste programma’s kunnen soms erg ingewikkeld zijn. Door gebruikers een training aan te bieden worden zij niet overdonderd. Tijdens de training neem je de gebruikers heel geleidelijk mee door de nieuwe software. Eventueel kan bij kleine programma’s een handleiding een goed alternatief zijn voor een complete training.
5. Houd ook in verandertrajecten vast aan agile werken
Niet alleen bij de ontwikkeling van maatwerk software staat agile werken voorop. Blijf deze iteratieve manier van werken vasthouden tijdens het verandertraject. Hoor de feedback van medewerkers niet alleen aan, maar doe er ook daadwerkelijk wat mee. Geef de medewerker het gevoel ‘in-control’ te zijn. Een volgende verandering hoeft niet maanden op zich te laten wachten. Het toevoegen van functionaliteit kan soms al binnen een paar weken. Het geeft medewerkers het gevoel gehoord te worden, wat de adoptie van nieuwe software ten goede komt.
