Het Japanse woord 改, uitgesproken als Kaizen, staat voor veranderen naar beter of verbetering. Masaaki Imai, een van de bekendste schrijvers over dit onderwerp, benadrukt het belang van continue verbetering. Deze methodiek is gericht op het voortdurend doorvoeren van kleine wijzigingen, die bijdragen aan de efficiëntie van interne processen. Het kan hierbij gaan om een werk-, productie- of bijvoorbeeld operationele processen in algemene zin.
Een belangrijk onderdeel van Kaizen is de betrokkenheid van medewerkers bij het doorvoeren van deze verbeteringen. Laat medewerkers zelf vormen van verspilling en tijdverlies signaleren in de processen waarbij zij betrokken zijn. Kaizen ‘werkplaats menselijker maakt’ door hard werk (zowel mentaal als fysiek) te elimineren en mensen te leren verspilling in een proces te identificeren en te elimineren. Veel managers zien het potentieel van het betrekken van collega’s op de werkvloer bij verbeterprocessen onvoldoende. Een gemiste kans!
Scrumble werkte samen met Canon Production Printing aan de ontwikkeling van QEK, een afkorting van Quick & Easy Kaizen. In dit artikel vertel ik je meer over de wijze waarop deze applicatie bijdraagt aan procesverbetering in de praktijk.
Doel van de QEK-applicatie bij Canon
Met de QEK-applicatie voor Canon is het voor engineers en operators mogelijk om aan de hand van een vast stappenplan voor concrete verbeteringen in processen te zorgen. Dit proces bestaat uit vier stappen, wat het heel overzichtelijk en toepasbaar houdt. Met deze applicatie worden jaarlijks meer dan duizend procesverbeteringen doorgevoerd bij Canon. Het helpt het talent, de kennis en ervaring van medewerkers optimaal te benutten.
Een concrete toepassing van het gebruik van de applicatie is het doorvoeren van verbeteringen in het assemblageproces. Medewerkers kunnen foto’s maken van aspecten die in hun ogen verbeterd kunnen worden. De foto’s worden vervolgens in de applicatie geüpload, om aan de hand van pijlen en andere symbolen concreet te maken waar de kans voor verbetering ligt.
Maak een applicatie als QEK toegankelijk
Niet voor niets is gekozen voor de naam Quick & Easy. Een applicatie als QEK zal pas leiden tot een procesverbetering, als medewerkers worden aangespoord om er gebruik van te maken. Niets is vervelender dan een desinvestering; een maatwerk applicatie voor je organisatie, die vervolgens nauwelijks gebruikt wordt. Bij Canon hebben we de QEK-applicatie zo toegankelijk mogelijk gemaakt, met de gedachte “save a second each day”.
Om hierin te voorzien is gekozen voor het gebruik van QEK-zuilen op de werkvloer. De QEK-zuil maakt het voor medewerkers mogelijk om bij de uitvoering van een dagelijkse activiteit direct een kans voor verbetering in de QEK-applicatie in te voeren. Het voorkomt dat men zo’n geïdentificeerde kans gedurende de dag weer vergeet.
Toepassing van QEK bij Kaizen trainingen
Recent is de applicatie doorontwikkeld tot een volwaardige SaaS-applicatie, waarbij SaaS voor Software as a Service staat. Dit maakt het heel gemakkelijk om de applicatie breder te gebruiken, bijvoorbeeld ook voor trainingen. Deze training leert mensen hoe zij de QEK-applicatie bij een dagelijkse activiteit kunnen gebruiken om ideeën voor verbeteringen vast te leggen.
Voordelen van het gebruik van SaaS applicaties
Een van de voornaamste voordelen van SaaS applicaties is de brede beschikbaarheid ervan. Je hebt niet meer nodig dan een apparaat met een internetverbinding. Zo gebruik je in de ene fabriek dezelfde applicatie als in een andere fabriek, waarbij je de mogelijkheid hebt om data uit te wisselen. Het gaat onnodige kopieën van data tegen.
Ook de schaalbaarheid van SaaS applicaties is een belangrijk voordeel. Er kan snel worden opgeschaald, naarmate er bijvoorbeeld meer behoefte is aan trainingen met de applicatie.
Aan de slag met de verbetering van processen
Het voorbeeld van de QEK-applicatie bij Canon illustreert hoe Kaizen en de toepassing ervan hard werk elimineert, zowel mentaal als fysiek, door snel interne procesverbeteringen te signaleren en door te voeren. Deze nieuwe werkwijze maakt het werk minder belastend en helpt bestaande processen efficiënter in te richten, wat de productiviteit van collega’s ten goede komt en tegelijkertijd de werkplek humaner maakt. Het bespaart medewerkers veel tijd en de organisatie daarmee geld. Welke stappen uit de verschillende bedrijfsprocessen kunnen we elimineren? Wat is het effect daarvan op de doorlooptijd van het productieproces?
Daar komt bij dat een procesverbetering in operationele processen de kwaliteit van een eindproduct ten goede zal komen. Tegenvallende of slechte resultaten worden geëlimineerd, nog voordat ze ontstaan. Een correct uitgevoerd verbeterplan heeft direct effect.
Tegengaan van verspillingen op de werkvloer
Ook past deze manier van werken bij de huidige tijd, waarin organisaties steeds meer doen om verspillingen tegen te gaan. Reststromen worden in kaart gebracht om op basis daarvan tot een concrete verbetering te komen. De verbetering zit hierbij in het beperken van de ecologische voetafdruk van de organisatie. Kunnen de materialen die voortkomen uit deze reststromen gerecycled worden? Zijn er mogelijkheden om reststromen te beperken? Populair is tegenwoordig onder meer de toepassing van 3D printen. Het maakt de afhankelijkheid van leveranciers aan de andere kant van de wereld minder groot bij de levering van onderdelen voor het productieproces. Met een 3D printer produceer je deze voortaan zelf.
Kijk hierbij niet alleen naar een potentiële interne procesverbetering. Het loont om zo’n analyse ook eens samen met externe stakeholders uit te voeren. Hoe kun je de samenwerking verbeteren om de efficiency ervan te verbeteren?
Consumenten nemen de mate waarin bedrijven inzetten op een duurzame en maatschappelijk verantwoorde manier van werken mee in hun koopbeslissing.
Verbetering omvat meer dan techniek alleen
Om daadwerkelijk tot de verbetering van bedrijfsprocessen binnen de verschillende afdelingen van je organisatie te kunnen komen, is meer nodig dan een fraaie applicatie alleen. Je leert mensen op een andere manier denken; het is zowel mentaal als qua techniek een verandering. Het voortdurend zoeken naar kansen voor verbetering moet een vaste dagelijkse activiteit worden voor medewerkers.
Waar hard werk voorheen tot frustraties leidde als men zag dat de productie effectiever ingericht kon worden, heeft men nu de mogelijkheid om direct op de werkvloer actief mee te denken. Het elimineren van onnodige stappen gaat verspilling tegen en maakt dat hard werk precies dat oplevert, wat je ervan verwacht. Er wordt niet langer onnodig veel energie verspild aan stappen die per saldo weinig opleveren.
Samen aan de slag met de toepassing van het Japanse woord 改
Ben je benieuwd wat Kaizen voor jouw organisatie kan betekenen? Of zoek je concreet naar mogelijkheden om een applicatie te ontwikkelen, die de toepassing van Kaizen op de werkvloer makkelijker maakt? Ik ga het gesprek graag met je aan. De ervaring die wij hebben opgedaan bij de ontwikkeling van de QEK-applicatie voor Canon komt hierbij goed van pas.
Naast de QEK-applicatie zijn er tal van andere methoden die helpen bij de implementatie van Kaizen op de werkvloer. Laten we jouw organisatie samen helpen op weg naar concrete verbeteringen. De koffie staat warm, neem contact op.
