Digitalisering, automatisering en logistieke innovatie zijn aan de orde van de dag. Steeds meer logistieke bedrijven zoeken naar kansen om hun bestaande bedrijfsprocessen te optimaliseren. De inzet van een charterportaal is een van de mogelijkheden die men hierbij heeft. Het helpt onenigheid met charters te vermijden, draagt bij aan een overzichtelijke weergave van de gereden ritten en helpt bij de administratieve verwerking hiervan. Heeft jouw organisatie de implementatie van een charterportaal al eens overwogen? In dit artikel lees je er alles over.
Nut en noodzaak van logistieke innovatie middels een charterportaal
Nog altijd wordt een groot aantal processen handmatig doorlopen. De kans op fouten is hierbij onnodig groot, evenals dat menselijk handelen veel tijd in beslag neemt. Kies voor maatwerk software oplossingen om deze processen te automatiseren en daarmee versneld te kunnen afwikkelen.
Grip op interne bedrijfsprocessen
De toepassing van nieuwe technologieën helpt organisaties grip te krijgen op bedrijfsprocessen. Zeker voor een groeiend bedrijf in de logistieke sector is het steeds lastiger om die grip te behouden. Hoe ga je om met een toename in de transporteurs die ritten uitvoeren? Op welke wijze voorkom je fouten in de financiële administratie? Welke logistieke innovaties helpen processen zo efficiënt mogelijk uit te voeren? Niet alleen het aantal transporteurs zal groeien; ook het interne IT-landschap breidt zich uit. Denk aan het gebruik van losse boordcomputers, een Transport Management Systeem (TMS), een online boekhoudsysteem, enzovoorts.
Werken met verschillende systemen
Bedrijven die voor de uitvoering van hun logistieke processen rekenen op de inzet van flexibel inzetbare charters hebben daarbij te maken met systemen van andere partijen. Deze systemen zullen in beginsel niet direct aansluiten op de eigen, interne technologie. Het maakt dat het overzicht al snel verloren gaat; er is geen centrale plek met een helder beeld van de uitgevoerde ritten, de betrokken transporteur en de bijbehorende factuur. Wanneer systemen andere data bevatten kan dit leiden tot onenigheid tussen partijen. Iets wat je wenst te voorkomen.
Ontwikkeling van maatwerk charterportaal
Tijd om aan de slag te gaan met de toepassing van logistieke innovaties, waarvan de inzet van een maatwerk charterportaal een voorbeeld is. Door bewust te kiezen voor maatwerk, laat je een systeem ontwerpen dat precies aansluit op de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Brug tussen een TMS en boordcomputers
Een charterportaal vormt de brug tussen het Transport Management Systeem (TMS) dat intern gebruikt wordt en de boordcomputers binnen de vrachtwagens van externe charters. Een charter kijkt mee in het portaal om te controleren of de getoonde ritten overeenkomen met de data uit de interne boordcomputer.
Binnen het portaal vindt men een overzicht van de gereden ritten, om deze data vervolgens door te zetten naar de financiële administratie. Tussendoor heeft een organisatie de mogelijkheid een controleslag uit te voeren. Niet alleen de eigen organisatie heeft er profijt van; ook de charters profiteren van een gestroomlijnd proces.
Maatwerk softwareoplossingen vergemakkelijken interne automatisering
Bestaande software oplossingen in de markt zijn vaak niet direct de ideale oplossing voor ieder bedrijf te zijn. Vaak heeft een organisatie specifieke wensen, zoals de mogelijkheid om ook de kosten van betaalde tol toe te voegen aan een rit. Een transporteur die uitsluitend binnen Nederland opereert zal die wens niet hebben. Oplossingen in de markt leveren veel meer functionaliteit dan nodig is, of juist te weinig functies om volledig te zijn voor een afnemer. Het is een voorbeeld dat aangeeft waarom maatwerk softwareoplossingen veelal de voorkeur krijgen.
Bij maatwerk software wordt zo snel mogelijk toegewerkt naar een Minimal Viable Product (MVP). Het is een product dat precies datgene biedt wat nodig is om aan de slag te kunnen gaan met het gebruik hiervan. In de komende jaren kunnen er steeds meer functionaliteiten worden toegevoegd op basis van de wensen die de organisatie heeft. Deze aanpak helpt om snel stappen te zetten in het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Gebruik van koppelingen naar het portaal
Met de keuze voor een losstaande portaal zou je in geen geval het maximale uit de mogelijkheden hiervan halen. Benut de kans van verschillende soorten software optimaal, door koppelingen te leggen tussen deze systemen.
Kies bijvoorbeeld voor software gekoppeld aan het TMS van je organisatie, om ritten automatisch in het systeem te laten laden. Gebruikers van het charterportaal, zoals de losse charters, hebben op deze manier geen losse toegang nodig tot het interne TMS. Wordt er een rit geaccordeerd? In dat geval kan de charter zijn of haar factuur digitaal indienen in hetzelfde portaal. Het komt de samenwerking tussen verschillende ondernemingen ten goede.
Vanuit het portaal wordt de factuur automatisch doorgezet naar het online boekhoudsysteem via een tweede koppeling. Hier zorgt de financiële administratie voor de afwikkeling hiervan.
Verschillende andere koppelingen mogelijk
Binnen de logistiek worden nog veel meer systemen gebruikt. Ook met deze interne systemen kunnen waar dat gewenst is koppelingen worden gelegd. Onze organisatie is gespecialiseerd in het ontwikkelen van maatwerk software met bijbehorende koppelingen naar systemen in het interne IT-landschap.
Samen aan de slag met een charterportaal
Spreekt deze vorm van automatisering ten behoeve van de samenwerking met externe partijen, de charters, jou ook aan? Wil je weten hoe je de grip op interne bedrijfsprocessen behoudt bij een groei van de organisatie? Een van onze klanten vertelt je meer over een eerder ontwikkeld charterportaal.
Direct meer weten? Ik ga graag met je om tafel om gezamenlijk te kijken hoe we jouw processen kunnen optimaliseren.
Bekijk onze case van GVT Transport & Logistics
Charterportaal
Een online portaal dat ritten van charters inzichtelijk- en een correcte financiële afhandeling mogelijk maakt.
