Efficiëntie en duurzaamheid zijn thema’s die de laatste jaren steeds belangrijker worden voor ondernemers in de maakindustrie. Bedrijven zoeken naar mogelijkheden om hun bedrijfs- en productieprocessen te optimaliseren. Het gebruik van maatwerk software draagt hieraan bij. In dit artikel neem ik je mee langs de verschillende mogelijkheden, die je hebt bij de toepassing van maatwerk software in de maakindustrie. Op welke wijze maakt jouw organisatie hier momenteel al gebruik van bij het efficiënter inrichten van bestaande bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocessen onderbrengen in een centraal ERP-systeem
Bedrijfsprocessen hangen onderling vaak sterk met elkaar samen. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van klantrelaties, het afhandelen van meldingen en vragen die binnenkomen bij de klantenservice, het vormgeven van de planning voor deze week, de financiële administratie rond het uitbetalen van medewerkers, enzovoorts. Er zijn verschillende ERP-oplossingen die helpen deze processen beter op elkaar af te stemmen. Dit biedt verschillende voordelen. ERP staat hierbij voor enterprise resource planning.
Met een compleet ERP-systeem voorkom je dat data op verschillende plekken in het IT-landschap opgeslagen wordt. De kans op fouten in deze kopieën is groot; wie maakt gebruik van de meest actuele versie van de data? Niet alleen de foutmarge groeit zonder ERP-software, ook zijn medewerkers onnodig veel tijd kwijt aan het uitvoeren van processen.
ERP-systeem wat overal toegankelijk is
Bij de keuze voor de implementatie van een ERP-systeem binnen de organisatie is het zaak te kiezen voor een systeem, wat vanaf iedere locatie en ieder apparaat toegankelijk is. Voorheen koos men voor een on premise-oplossing, een systeem dat op een lokale server draaide. Nadeel van dit type ERP oplossing is het feit, dat je zo’n systeem vaak niet op afstand kunt benaderen.
Tegenwoordig gaat men voor een SaaS-oplossing, Software as a Service. Data wordt door een externe partij opgeslagen en bewaakt, maar bovenal vanaf iedere locatie beschikbaar gesteld. Daarbij worden moderne ERP-oplossingen aangeboden als een app voor mobiele telefoons en tablets. Het maakt het mogelijk om op je smartphone snel de laatste data in te zien in de trein of bijvoorbeeld bus.
Koppelingen met ERP-systemen in de maakindustrie
Voor partijen binnen de maakindustrie zijn verschillende koppelingen met ERP-systemen interessant. Een standaard ERP-systeem wordt vaak gekoppeld aan de financiële administratie van de organisatie, bijvoorbeeld door een integratie op te zetten met het online boekhoudpakket. Koppel het ERP-systeem daarnaast met de tool die gebruikt wordt voor het opstellen van de planning. Het combineren van data uit beide systemen maakt het voor de organisatie mogelijk om de gewerkte uren van een medewerker direct in de boekhouding op te nemen.
Er zijn meer koppelingen mogelijk met een standaard ERP-systeem, die interessant zijn voor partijen in de maakindustrie. Laten we er een aantal nader bekijken.
Automatiseren op basis van workflow managementinformatie
Heb je een eigen onderneming die de productie van je producten zelf uitvoert? In dat geval maak je mogelijk al gebruik van een workflow management systeem. De koppeling tussen een workflow management systeem en ERP-software maakt het mogelijk om processen te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen een ERP-systeem, het workflow management systeem en het ordermanagement systeem.
Op basis van de ontwikkelde workflows is het mogelijk om de verwerking van deze orders grotendeels te automatiseren. Denk aan het automatiseren van de afwikkeling van binnengekomen goederen en onderdelen voor de productieprocessen van je onderneming. Of denk aan het automatisch omzetten van een offerte naar een factuur, op het moment dat een order wordt uitgeleverd aan de klant.
Dat laatste proces, het omzetten van de offerte naar een factuur, beschrijft direct wat de integratie tussen een ERP-pakket en online boekhoudpakket interessant maakt. De facturen kunnen met deze koppelingen vanuit het ordermanagement systeem direct worden doorgezet naar de financiële administratie. Losse mailtjes zijn niet langer nodig!
Integreren van ERP-pakket met een HRM-systeem
Een andere interessante koppeling is die tussen het ERP-systeem en de HRM-tool. Vanaf het moment dat je de sollicitatie van een nieuwe kandidaat ontvangt tot het moment waarop deze uit dienst gaat, moet er veel gedocumenteerd worden. Denk aan het vastleggen van het CV van een nieuwe medewerker, het documenteren van het ondertekende contract, het vastleggen van functioneringsgesprekken tussen de medewerker en diens manager, enzovoorts.
Deze gesprekkencyclus, zowel rond de sollicitatie als bij het beoordelen van het functioneren van een medewerker, kan worden vastgelegd op basis van een vooraf ontwikkelde automatische workflow. De koppeling tussen het ERP-pakket, het workflow management systeem en het HRM-systeem maakt deze automatiseringsslag mogelijk. Het verbetert de efficiëntie van bedrijfsprocessen.
Automatiseren inkoop via order management systeem
Een integratie met het interne order management systeem werd al eerder genoemd in dit artikel. De koppeling tussen deze tool en de ERP-software biedt verschillende kansen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om de inkoop van nieuwe onderdelen voor een productieproces te automatiseren. Deze onderdelen worden just-in-time geleverd, zodat de productie niet vertraagt en je tegelijkertijd geen grote voorraden hoeft aan te houden.
Bovenal bespaar je op deze manier veel tijd: de voorraden hoeven niet langer handmatig gecontroleerd te worden. De ERP-software beschikt op basis van andere integraties, bijvoorbeeld met het voorraadbeheer, over realtime informatie met de laatste status van de voorraden.
Ook kun je de ERP software koppelen met een maatwerk bestelportaal, als onderdeel van het order management systeem wat je onderneming afneemt. Het portaal laat klanten realtime zien welke producten voorradig zijn, of wanneer deze geleverd kunnen worden als deze nog geproduceerd moeten worden. Het voorkomt teleurstellingen.
ERP software maakindustrie koppelen met CRM
Ook het overwegen waard: de koppeling tussen je ERP-software en het interne CRM-systeem. CRM staat voor Customer Relationship Management en vormt een belangrijk onderdeel van de interne bedrijfsprocessen. Je wilt de consument zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Dit betekent dat een medewerker van de klantenservice alle relevante informatie bij de hand moet hebben, op het moment dat een consument zich hier meldt.
Welke orders heeft de klant recent geplaatst? Is er sprake van vertraging in de levering van deze orders? Hoe staat het met de productie van de door de klant bestelde goederen? Enzovoorts.
De koppelingen tussen de ERP-software en verschillende andere systemen uit het IT-landschap helpen de klantenservice de consument snel en gemakkelijk van de juiste informatie te voorzien. Een medewerker hoeft geen extra inspanning te leveren om deze data zelf bij elkaar te zoeken.
Maatwerk vs. standaard software maakindustrie
Bij de keuze voor het implementeren nieuwe software en integraties tussen systemen binnen de organisatie heb je de optie te kiezen voor bestaande software of maatwerk software. Het nadeel van standaard software of een bestaande integratie kan zijn, dat deze niet volledig voldoet aan de behoeften vanuit je onderneming. Andersom biedt een standaard systeem in sommige gevallen veel meer mogelijkheden dan wenselijk is, wat het gebruik ervan onnodig moeilijk maakt.
Door te kiezen voor maatwerk oplossing, bijvoorbeeld een bestaand ERP-systeem met maatwerk koppelingen, wordt dit probleem verholpen: de oplossing wordt in dit geval precies zo ontworpen, dat deze is aangepast aan de wensen van haar gebruikers. Daarbij maakt het laten ontwikkelen van een maatwerk oplossing het makkelijker om deze op termijn verder uit te breiden met nieuwe mogelijkheden, bijvoorbeeld op basis van de in gebruik name van nieuwe systemen.
Aan de slag met software voor jouw onderneming
Laten we inventariseren hoe we bestaande, specifieke processen binnen je organisatie kunnen verbeteren. Hoe draagt een workflow management systeem bij aan het verbeteren van de kwaliteitscontroles in het productieproces of bijvoorbeeld de supply chain als geheel? Met welke nieuwe systemen in het IT-landschap van de organisatie kan de bestaande ERP-oplossing gekoppeld worden? Enzovoorts.
De koffie (of thee) staat al warm! Ik maak graag nader kennis met je, om te kijken hoe ik jou kan helpen de volgende stap te zetten.
