Essentieel voor een onderneming is een goed voorraadbeheer. Je wilt voorkomen dat producten lang op de plank blijven liggen, wat leidt tot onnodig hoge opslagkosten en tegelijkertijd een verlies aan kwaliteit tot gevolg kan hebben. Tegelijkertijd rekent de hedendaagse consument op een snelle levering van goederen; produceren op het moment dat de order binnenkomt (just-in-time) is niet altijd mogelijk. Hoe vind je hierin de juiste balans?
De vraag, wat is voorraadbeheer, gaat niet alleen over het vinden van een goed evenwicht in de voorraad van verschillende producten. Het gaat ook over het integreren van verschillende systemen binnen het IT-landschap van de organisatie. Denk aan het koppelen van de voorraadbeheer software aan een webshop. Op het moment dat de voorraad wordt aangepast, zou ook de getoonde voorraad in de webshop moeten worden bijgewerkt. In dit artikel vertel ik je meer over het vinden van het juiste voorraadbeheersysteem voor jouw organisatie en de voordelen die de implementatie hiervan oplevert.
Verschillende vormen van voorraadbeheer
Voordat we kijken naar de technische invulling van het voorraadbeheer binnen organisaties, is het zaak om in te zoomen op de verschillende vormen van een voorraad bijhouden. Er zijn in beginsel drie vormen van voorraadbeheer, hieronder licht ik ze toe.
Just in Time produceren van goederen
Een van de opties is het Just in Time bestellen of produceren van goederen. Bij deze vorm van voorraadbeheer wordt een product pas besteld of geproduceerd op het moment dat de order binnenkomt. Het voordeel hiervan is dat er geen voorraden hoeven te worden aangehouden, wat een besparing oplevert in de opslagkosten. Tegelijkertijd bestaat er een grote afhankelijkheid van een leverancier. Een vertraging in de levering van goederen leidt vrijwel direct tot een verminderde klanttevredenheid.
LIFO en FIFO voorraadbeheer
Twee andere vormen van voorraadbeheer, die sterk op elkaar lijken, zijn LIFO en FIFO. LIFO staat voor Last in, First out. Dit betekent dat de producten die als laatste aan de voorraad zijn toegevoegd, als eerste worden verstuurd richting de consument. Resultaat hiervan kan zijn dat producten lang in het magazijn blijven liggen, wanneer de doorloopsnelheid beperkt is.
FIFO staat voor First in, First out. Dit werkt andersom: een product dat als eerste in het magazijn is binnengekomen, wordt ook als eerste verstuurd naar de klant. Het is een slimme vorm van voorraadbeheer bij producten met een houdbaarheidsdatum of bijvoorbeeld een lage doorloopsnelheid.
Voorraadbeheer in verschillende fasen van de goederenstroom
Binnen magazijnen wordt vaak onderscheid gemaakt tussen verschillende fasen van een goederenstroom. Het gaat hierbij om de inslag, de opslag en de uitslag. Bij de inslag spreekt men over de inkomende goederenstroom, waarbij er een kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd, producten een label krijgen en worden toegevoegd aan het systeem. In veel gevallen is dat het warehouse management systeem (WMS), waaraan het voorraadbeheer vaak gekoppeld zit. Het kan gaan om een module binnen het WMS, of om hieraan gekoppelde voorraadbeheer software.
Voorraadbeheer bij opslag van goederen
In de tweede fase, de opslag van goederen, vertelt de voorraadbeheer software je niet alleen hoeveel voorraad je nog hebt van een specifiek product. Ook kun je in deze software opnemen waar het product in de schappen ligt. Dit versnelt en vergemakkelijkt het proces van orderpicken. Er zijn zelfs mogelijkheden om bijvoorbeeld het WMS op basis van het voorraadbeheer te laten berekenen wat de meest efficiënte route is door het magazijn.
Uitgaande goederenstroom en voorraadbeheer
Op het moment dat de producten van een bestelling bij elkaar gezocht zijn, wordt de actuele voorraad in de voorraadbeheer software automatisch aangepast. Die aanpassing is bijvoorbeeld het gevolg van het afronden van een order, of van het scannen van producten bij het orderpicken. Zoals eerder in dit artikel genoemd wordt, is het interessant om de webshop software aan het voorraadbeheer te koppelen. Op deze manier wordt in de webshop realtime data getoond, wat consumenten inzicht geeft in de actuele voorraad van een product.
Voordelen van gebruik voorraadbeheer software
Het gebruik van online voorraadbeheer software is tegenwoordig de norm bij warehousing partijen. Voorheen nam men een pen en papier mee, om de actuele voorraden bij te houden. Niet alleen kost het onnodig veel tijd, ook maakt dit het risico op fouten in het voorraadbeheer onnodig groot. Iets wat kan leiden tot een verminderde klanttevredenheid. Voor de consument is niets vervelender dan te horen te krijgen dat een product pas na meerdere dagen of zelfs weken geleverd kan worden.
Inzicht in de status van je voorraad
Je voorraad bijhouden is om verschillende redenen belangrijk. Zoals reeds beschreven, kan het een hogere klanttevredenheid tot gevolg hebben. Je maakt waar wat je de consument belooft! Daarbij wil je real time inzicht hebben in de noodzaak van het aanvullen van voorraden.
Real time inzicht heb je niet alleen in de actuele voorraad. Ook biedt de data over het voorraadbeheer je inzichten in bijvoorbeeld de doorloopsnelheid van producten. Hoe lang duurt het voordat de nieuwe producten binnen een magazijn het pand weer verlaten? Wat vertelt dit je over de huidige vorm van voorraadbeheer? Valt de optimale bestelhoeveelheid mogelijk lager, of juist hoger uit dan je momenteel aanhoudt? Het zijn voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen op basis van de verkregen data.
Integratie met andere systemen
Op het moment dat uit het voorraadbeheersysteem blijkt dat de voorraad van een specifiek product moet worden aangevuld, kun je handmatig een bestelling bij je leverancier plaatsen. Interessanter is het echter om dit proces te automatiseren. In dit geval wordt vanaf een bepaalde minimale voorraad automatisch een bestelling geplaatst bij leveranciers. Komt de bestelling binnen? In dat geval wordt de voorraad automatisch bijgewerkt.
Het is een voorbeeld van een integratie tussen de voorraadbeheer software en een extern systeem in het IT-landschap. Er zijn meer van dat soort API koppelingen te realiseren. Denk bijvoorbeeld ook aan het eerder aangehaalde voorbeeld van een integratie tussen het voorraadbeheer en de software achter je webshop. Of denk nog eens aan de connectie tussen een warehouse management systeem (WMS) en de tool voor je voorraadbeheer.
Voorraadbeheer als onderdeel van ERP systeem
Kleinere ondernemingen zonder groot magazijn zullen in veel gevallen geen WMS gebruiken. Voor hen is het interessant om het voorraadbeheer te koppelen aan hun ERP software. Een ERP systeem helpt interne processen te vergemakkelijken door real time data uit verschillende systemen met elkaar te combineren. Het handmatig overzetten van data uit het ene systeem in het andere, is hiermee niet langer nodig. Het biedt je real time inzicht in voorraden, de status van bestellingen, de omzet, de logistiek achter de orderverwerking, enzovoorts.
Kies voor maatwerk voorraadbeheer software
Bij de implementatie van een voorraadbeheersysteem heb je de keuze uit een bestaande marktoplossing en een maatwerk alternatief. Het voordeel van een maatwerk voorraadbeheersysteem is dat deze naadloos aansluit op de behoeften van je organisatie. Een bestaand product heeft vaak veel meer functies dan je nodig hebt, daar waar een voor jouw organisatie cruciaal element mogelijk ontbreekt.
Door te kiezen voor een maatwerk warehouse software, kun je deze geheel naar eigen wens samenstellen. Van welke koppelingen met andere applicaties in je IT-landschap wil je het systeem laten voorzien?
Snel inspelen op veranderingen in de sector
Niet alleen de mogelijkheid om het voorraadbeheersysteem naadloos aan te laten sluiten op de behoeften van je eigen organisatie maakt maatwerk interessant. Denk ook aan de snelheid waarmee je een add-on aan het systeem toe kunt laten voegen bij veranderingen in de sector. De warehousing- en logistieke sector veranderen de laatste jaren op hoog tempo, mede als gevolg van de digitalisering en automatisering van interne processen.
Je wilt dat het voorraadbeheersysteem waar nodig snel kan worden aangepast op veranderende behoeften. Dit maakt dat het proces rond het voorraadbeheer soepel en efficiënt blijft lopen.
Zelf aan de slag met automatisering voorraadbeheer
Wil jij het voorraadbeheer binnen je organisatie efficiënter inrichten, zodanig dat een uitgaande goederenstroom automatisch leidt tot een nieuwe order bij je leverancier en een actualisatie van de voorraad in je webshop? Ik denk graag eens met je mee, over de wijze waarop een goed voorraadbeheersysteem kan voorzien in de specifieke behoeften van jouw organisatie.
