Een warehouse management system, vaak afgekort tot WMS systeem, helpt de goederenstromen binnen een magazijn inzichtelijk te maken en te optimaliseren. Het is feitelijk een informatiesysteem, waarmee processen geautomatiseerd en vergemakkelijkt worden. Een medewerker kan op basis van de informatie in het warehouse management system zien welke handelingen er moeten worden uitgevoerd.
Bij de implementatie van een WMS systeem als onderdeel van een breder IT-landschap zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden. Kies je bijvoorbeeld voor een van de bestaande WMS systemen in de markt, of ga je voor maatwerk software? In dit artikel neem ik je mee in de functies en voordelen van een warehouse management systeem.
Werking van een warehouse management systeem
Met een WMS systeem richt een organisatie zich op het optimaliseren van de flow die producten doorlopen vanaf het moment dat ze het magazijn binnenkomen. Deze flow eindigt bij het overdragen van een product aan de logistieke partner van een organisatie. Logistieke dienstverleners werken met een vergelijkbaar systeem, namelijk: transport management systemen. Neemt jouw organisatie zowel het magazijnbeheer als de logistieke processen daarna op zich? In dat geval kun je kiezen voor een combinatie van beide management systemen.
Inslag, opslag en uitslag
Binnen een magazijn worden vaak drie kerntaken onderscheiden: de inslag, opslag en uitslag of verzending van goederen. Met een WMS systeem wordt ieder van deze drie kernfuncties ondersteund. Dit betekent overigens niet dat per definitie ieder van deze fasen doorlopen wordt. Goederenstromen kunnen bijvoorbeeld ook uitsluitend bestaan uit de inslag en uitslag van producten, wat men cross docking noemt.
Functionaliteit van warehouse management systemen
Op het moment dat producten bij een magazijn arriveren worden deze verwerkt, geregistreerd en bijvoorbeeld van een etiket voorzien. Op basis van deze informatie krijgen producten een locatie in het magazijn toegewezen. Eenmaal op de juiste plek wordt de voorraad van een specifiek product aangepast. Niet alleen in het warehouse management systeem, maar bijvoorbeeld ook in de webshop van een organisatie. Er zijn verschillende mogelijkheden om warehouse management systemen te koppelen aan andere tools.
In het laatste deel van de flow die goederen doorlopen, draagt het WMS systeem bij aan het klaarzetten van bestellingen (orderpicking), het geautomatiseerd aanvragen van verzendlabels en bijvoorbeeld het verplaatsen van orders naar het uitgiftepunt binnen het magazijn.
WMS systeem gaat verder dan software voor voorraadbeheer
Ten onrechte wordt soms gedacht dat de term WMS systeem een synoniem is voor voorraadbeheer tool. Het voorraadbeheer is vaak slechts een onderdeel van een warehouse management systeem. Zo’n WMS systeem gaat echter verder dan dat en bevat verschillende andere functies.
Voordelen van een warehouse management system
Het gebruik van een warehouse management systeem biedt verschillende voordelen voor bedrijven. Zo helpt een dergelijk systeem te voorkomen dat goederen bij binnenkomst op een verkeerde plek in het magazijn terechtkomen. Of denk aan een situatie waarbij voorraden niet tijdig worden bijgewerkt, als gevolg waarvan consumenten producten bestellen die niet voorradig zijn. Het maakt dat de klanttevredenheid van een consument afneemt.
Integratie met andere systemen
Zoals eerder op deze pagina genoemd wordt, kunnen warehouse management systemen gekoppeld worden aan andere tools. Denk bijvoorbeeld aan een API koppeling tussen WMS systemen en het portaal van een logistieke partner. Het vergemakkelijkt de logistieke processen, doordat voor iedere bestelling automatisch een verzendlabel wordt aangevraagd.
Koppeling tussen WMS systeem en webshop
Of denk aan de koppeling tussen een WMS systeem en de software die gebruikt wordt voor een webshop. Deze koppeling maakt dat de actuele voorraad geautomatiseerd wordt bijgewerkt, zodra er producten binnenkomen of verzonden worden vanuit het magazijn.
Integratie verkleint het risico op fouten
Het integreren van verschillende systemen binnen het IT-landschap van een magazijn maakt handwerk overbodig. Als gevolg daarvan neemt de foutmarge af. Iets wat vaak leidt tot een kostenreductie en een groei in de klanttevredenheid.
WMS systeem op maat laten maken
Bij de implementatie van WMS systemen heb je de keuze uit een bestaand software as a service pakket in de markt en het op maat maken van warehouse management systemen. Het voordeel van een maatwerk oplossing is het gegeven dat de ontwikkelde tool hierbij naadloos aansluit op de behoeften van de organisatie. Bestaande warehouse management systemen hebben vaak veel meer functies dan wenselijk is, of missen juist de functionaliteit die belangrijk is voor de complexe logistieke processen van jouw organisatie.
Snelle implementatie van nieuwe functies
Een andere belangrijke reden om voor maatwerk warehouse management systemen te kiezen, is de mogelijkheid om snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. De warehousing sector verandert snel, mede als gevolg van de digitalisering en automatisering binnen de branche. Als organisatie wil je niet wachten op de leverancier van software, die de gewenste functionaliteit mogelijk pas voor over enkele maanden op de roadmap heeft staan. Leveranciers van een maatwerk WMS systeem handelen vaak sneller.
Dockplanning systeem als aanvulling op WMS systeem
Neem een dockplanning-oplossing als aanvulling op warehouse management systemen. Een dergelijke oplossing helpt je de laad- en los momenten van verschillende leveranciers makkelijker in te plannen. Niet langer gebeurt dit handmatig op de planningsafdeling van je organisatie. Iets wat veel tijd kost en leidt tot een onnodig groot risico op fouten. Met een dockplanning-oplossing automatiseer je het proces. Vanuit een centraal portaal hebben leveranciers de mogelijkheid om hun eigen tijdslot te reserveren.
Zelf aan de slag met een WMS systeem
Benieuwd wat de verschillende warehouse management systemen jouw organisatie kunnen bieden in het streven naar operationele efficiëntie? Wil je realtime inzicht in de goederenstromen binnen je magazijn? Ik ga graag het gesprek met je aan, om te kijken hoe wij je organisatie kunnen helpen hierin de volgende stap te zetten.
