Binnen logistieke bedrijven en bijvoorbeeld magazijnen wordt veelvuldig gebruik gemaakt van TMS-systemen. TMS staat hierbij voor Transport Management Systeem, ook wel transportbeheersysteem genoemd. Middels een TMS systeem is het mogelijk de logistieke processen rond de verplaatsing van goederen te plannen, uit te voeren en verder te optimaliseren. Het gaat hierbij niet uitsluitend om uitgaande verplaatsingen, maar ook om binnenkomende goederen. Maakt jouw organisatie al gebruik van een transport management systeem?
Een transport management systeem valt over het algemeen goed te koppelen met externe software. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen een TMS systeem en een ERP systeem. In dit artikel vertel ik je meer over de realisatie van dergelijke koppelingen met andere software en de voordelen die het jouw organisatie biedt bij het optimaliseren van processen.
Voordelen van het gebruik van koppelingen met TMS software
Het koppelen van TMS software aan externe systemen biedt organisaties verschillende voordelen. Waar data op dit moment mogelijk in diverse externe systemen opgeslagen zit, is het middels automatische koppelingen mogelijk om jouw organisatie te voorzien van één waarheid; één bron. Bij data die handmatig wordt overgezet van het ene in het andere systeem, is vaak niet duidelijk wat de meest actuele versie is van een dataset. Dit brengt risico’s met zich mee.
Niet alleen kunnen er fouten ontstaan door datasets die in verschillende systemen opgeslagen zijn. Ook neemt de kans op fouten toe, zodra er menselijk handelen nodig is bij bijvoorbeeld het opstellen van facturen, het invullen van de planning, enzovoorts. Gebeurt dit automatisch, dan zal de foutmarge al snel flink teruglopen. Medewerkers die voorheen verantwoordelijk waren voor de planning, kunnen met automatische koppelingen tussen systemen elders in de organisatie worden ingezet.
Dat brengt ons bij een derde belangrijk voordeel van de integratie van verschillende applicaties binnen het IT-landschap. Processen kunnen sneller worden uitgevoerd, wanneer applicaties rechtstreeks en zonder tussenkomst van medewerkers met elkaar kunnen praten.
Verschillende soorten TMS koppelingen
Een transport management systeem valt aan verschillende vormen van externe software te koppelen. Denk hierbij niet alleen aan een ERP systeem, maar bijvoorbeeld ook aan een CRM systeem of een online boekhoudpakket.
De keuze voor een directe verbinding tussen twee systemen maakt dat de kans op fouten sterk afneemt. Er is geen menselijk handelen meer nodig bij transportorders inboeken, of bijvoorbeeld het verwerken van uitgaande vrachten. De koppeling vanuit het TMS zorgt voor een automatische verwerking hiervan binnen de aangesloten systemen.
Koppeling tussen TMS systeem en boekhoudpakket
Een van de meest voorkomende koppelingen vanuit een TMS systeem is die met een online boekhoudpakket. Een voorbeeld: de koppeling tussen EasyTrans Software als transport management systeem en Exact Online als boekhoudpakket. Ook koppelingen met AFAS Software, Reeleezee, Snelstart en bijvoorbeeld Visma eAccounting zijn realiseerbaar.
Met deze koppelingen wordt de facturatie richting de afnemer vereenvoudigd. Facturen kunnen automatisch worden verstuurd op het moment dat een zending het magazijn verlaten heeft.
In sommige gevallen wordt hierbij gebruik gemaakt van een bestaand koppelvlak. In andere gevallen maakt Scrumble de koppeling op maat. Dit is afhankelijk van het boekhoudpakket en TMS systeem dat gebruikt wordt en de specifieke wensen voor zo’n koppeling.
Koppelingen met extern vervoerder portal
Mogelijk voert jouw organisatie de logistieke processen niet volledig zelf uit, maar worden uitgaande vrachten gedurende dit proces overgedragen aan externe vervoerders. In zo’n situatie is een koppeling vanuit het transport management systeem met het klanten portal van bijvoorbeeld DHL Express of Parcel, een koppeling met DPD, FedEx of GLS interessant.
De koppeling maakt het mogelijk om zendingen automatisch aan te laten maken in het portaal van de diverse vervoerders. Andersom kunnen de labels die door deze vervoerders verstrekt worden direct worden geprint. Evenals dat je de mogelijkheid hebt om track & trace-informatie te delen met de consument.
Koppeling met een CRM systeem
Om het delen van track & trace-informatie met de consument makkelijker te maken, kun je een TMS systeem als de EasyTrans software koppelen met een CRM systeem. CRM software bevat vaak klantgegevens, de meldingen die zij gemaakt hebben bij de klantenservice, eerdere orders, enzovoorts.
Vaak wordt de CRM software niet alleen gekoppeld met een TMS systeem als EasyTrans Software, maar ook met ERP systemen.
Koppelingen met een WMS softwaresysteem
Ook interessant is de koppeling tussen TMS software en een warehouse management systeem. Met WMS software, een magazijnbeheersysteem, hebben organisaties realtime inzicht in hun voorraden. Daarnaast is het met WMS software mogelijk om supply chain-processen te beheren.
Het integreren van TMS software met een WMS systeem maakt het mogelijk om de beschikbaarheid van voorraden direct en geheel automatisch te laten bijwerken op het moment dat ladingen het magazijn verlaten of juist zijn binnengekomen. Medewerkers hoeven deze ladingen niet langer handmatig in te voeren in het WMS; het laat je een enorme slag slaan in de efficiëntie van de uitvoering van interne processen.
Diverse koppelingen met andere software
De reeds genoemde koppelingen met externe systemen zijn slechts voorbeelden van de opties die je hebt bij de optimalisatie van het IT-landschap. Denk bijvoorbeeld ook eens aan een koppeling met de software gebruikt voor de routeplanning van chauffeurs in de organisatie, of denk aan een koppeling met een tool voor fleetmanagement.
Tools voor de routeplanning helpen organisaties de meest efficiënte route te vinden langs de verschillende opdrachtgevers. Dit bespaart tijd en kosten. Daar waar fleetmanagement software mogelijkheden biedt om realtime data over de voortgang van zendingen te delen met anderen aan de hand van gekoppelde boordcomputers. Dit kunnen interne collega’s zijn, maar bijvoorbeeld ook afnemers. Vertragingen op de route kunnen op deze manier snel gecommuniceerd worden richting de consument.
Aan de slag met een maatwerk koppeling naar externe systemen
Wil jij je EasyTrans Software of een vergelijkbaar TMS systeem koppelen met logistieke dienstverleners om bijvoorbeeld zendingen van pakketten te vereenvoudigen? Of ben je op zoek naar een (maatwerk) koppeling tussen jouw ERP systeem en TMS software? Ik help je graag op weg. Laten we een nadere kennismaking plannen, zodat ik je meer kan vertellen over de voordelen en mogelijkheden van maatwerk koppelingen met externe systemen. Het helpt je bestaande processen te optimaliseren, wat de kans op fouten verkleint en de uitvoering versnelt.
