Bij de uitvoering van logistieke processen speelt efficiëntie een belangrijke rol. Een snelle procesanalyse laat zien dat er binnen de supply chain van organisaties sprake is van een grote afhankelijkheid tussen partijen. Denk hierbij aan de afhankelijkheid van een leverancier, die van de logistieke partner en uiteindelijk de consument. Het stroomlijnen van het proces rondom de supply chain is essentieel, om deze zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Tegenwoordig is digitalisering vaak een onderdeel van deze procesoptimalisatie. Middels warehouse management software is het mogelijk processen te digitaliseren en automatiseren. Het verkleint het risico op fouten en zorgt voor een efficiënte uitvoering van deze processen. Hoe kies je als organisatie de juiste software voor je warehouse management? Waarmee dien je rekening te houden bij dit selectietraject? In dit artikel lees je meer over het onderzoeken van de mogelijkheden voor jouw onderneming en de stappen die hieraan vooraf moeten gaan.
Definitie van warehouse management software
Warehouse management software, vaak ook afgekort tot WMS, helpt bedrijven hun magazijnactiviteiten efficiënt in te richten en te beheren. Zo wordt er binnen het WMS van organisaties real-time informatie geboden over bijvoorbeeld de laatste voorraadstatus. Raken de voorraden op? In dat geval maakt een koppeling tussen het WMS en het systeem van een leverancier het mogelijk om geautomatiseerd een bestelling te plaatsen voor het aanvullen van de voorraad.
Zeker in een tijd waarin het lastig is om personeel te vinden, kan een dergelijke automatisering en optimalisatie van processen helpen om als organisatie te blijven groeien. Automatisering maakt een uitbreiding van de capaciteit mogelijk overbodig; personeel wat vrijkomt door het automatiseren van processen kan elders worden ingezet.
Ondersteuning van drie kernprocessen
Middels warehouse management software worden drie kernprocessen ondersteund, namelijk: het ontvangst van nieuwe goederen, de opslag van deze goederen en de uitlevering hiervan. Taken die binnen deze processen worden uitgevoerd zijn onder meer het analyseren van de kwantiteit van binnenkomende goederen, het bepalen van de meest geschikte locatie voor de opslag van deze goederen in het magazijn en het verzamelen van producten voor het transport naar de consument.
ICT oplossingen in de cloud
Steeds vaker worden ICT oplossingen vanuit de cloud aangeboden, daar waar men een WMS voorheen als on premise geïnstalleerde software gebruikte. Het vanuit de cloud draaien van software biedt verschillende voordelen. Zo is de software vanaf iedere locatie bereikbaar, los van de verschillende besturingssystemen en devices die men binnen de organisatie gebruikt.
Ook het risico op het verlies van data neemt af; er worden automatisch back-ups gemaakt door de leverancier van dergelijke software. Bij het kiezen van een WMS is het verstandig te letten op de service die vanuit de Service Level Agreement (SLA) geboden wordt door leveranciers. Hoe vaak maakt men bijvoorbeeld een back-up van de data in deze systemen? Wordt de data op verschillende locaties opgeslagen? Enzovoorts.
Met de keuze voor een SaaS-oplossing (Software as a Service) profiteer je daarbij van de mogelijkheid om een dergelijke oplossing te verbinden met externe applicaties. Denk aan de integratie van het WMS met een ERP systeem, of bijvoorbeeld met het CRM van de organisatie.
Inventariseer de benodigde koppelingen
Het koppelen van een WMS met bestaande ERP software of een CRM binnen de organisatie zijn twee van de mogelijkheden die je hebt. Er zijn echter meer mogelijkheden. Breng in kaart welke bedrijfsprocessen gerelateerd zijn aan het WMS en welke bestaande systemen bij deze processen gebruikt worden. Dit leidt tot een lijst met systemen, waartussen je data uit wilt kunnen wisselen. Denk naast de genoemde voorbeelden bijvoorbeeld ook aan een boekhoudsysteem.
Maatwerk koppelingen voor een WMS
Wanneer je op basis van de inventarisatie van de gewenste koppelingen op zoek gaat naar de beste software voor jouw logistieke processen, is het verstandig rekening te houden met de mogelijkheid om maatwerk koppelingen te laten ontwikkelen. Op de website van een aanbieder van WMS software vind je vaak een overzicht van de koppelingen die standaard worden aangeboden. De kans is groot dat het hierbij slechts om een selectie van de mogelijke integraties gaat.
In kaart brengen functionele eisen
Niet alleen de gewenste koppelingen van het WMS met de bestaande bedrijfssoftware is belangrijk. Zorg ook voor een inventarisatie van de gewenste functionele eisen. Hoe kun je een proces in de huidige situatie tot een efficiënter proces maken in de toekomstige situatie middels een WMS? Betrek bij het in kaart brengen van de verschillende requirements de afdelingen en eindgebruikers die straks gebruik moeten gaan maken van deze software.
Maatwerk warehouse management software
In eerste instantie kun je op zoek gaan naar een bestaand pakket, dat qua functionaliteiten en inrichting past bij de geïnventariseerde wensen. De implementatie van een bestaand systeem is vaak de snelste route naar de optimalisatie van processen. Dit betekent echter niet dat het implementeren van een bestaand pakket tot een optimaal resultaat leidt. Mogelijk passen de bestaande WMS-oplossingen niet volledig bij de logistieke processen binnen jouw organisatie. Overweeg in zo’n geval het op maat laten ontwikkelen van software.
De software die op maat ontwikkeld is biedt niet alleen het voordeel, dat deze aansluit bij je huidige processen. Mogelijk wijzigen processen op termijn, waardoor je bij een tweede stap nieuwe functionaliteiten aan de software toe wilt voegen. Bij de keuze voor een bestaande SaaS-oplossing is dit veel lastiger dan bij een oplossing die voor jouw organisatie ontwikkeld is, zo niet onmogelijk.
ERP systeem als alternatief voor een WMS
Soms wordt gedacht dat een ERP systeem een passend alternatief is voor een warehouse management systeem. Hoewel een ERP systeem in sommige gevallen verschillende functionaliteiten biedt die vergelijkbaar zijn met de functionaliteit van een WMS-oplossing, zijn beide opties niet gelijk aan elkaar. Een WMS-oplossing biedt vaak specifieke functionaliteit, welke mist in een ERP systeem. ERP software is om die reden complementair aan een warehouse management systeem.
Samen aan de slag met jouw WMS
Wil je ook aan de slag gaan met de optimalisatie van jouw logistieke processen? Laten we nader kennismaken, onder het genot van een kop koffie of thee. Ik ben benieuwd naar jullie bestaande bedrijfsprocessen, om op basis daarvan concrete voorstellen te kunnen doen voor het optimaliseren hiervan.
