Meerdere vrachtwagens staan op je bedrijventerrein te wachten tot ze kunnen laden of lossen. Ieder logistiek bedrijf met warehouse heeft er wel eens mee te maken gehad. Door vertraging van de ene chauffeur en een snellere aankomsttijd van de ander, komen meerdere leveranciers op hetzelfde tijdstip aan. Als er maar één dock vrij is, zal er een chauffeur moeten wachten. Vaak zijn de exacte aankomsttijden niet eens bekend of leveranciers komen op een andere dag dan afgesproken. Onvoorziene omstandigheden kunnen zorgen voor behoorlijke pieken en dalen aan de laad- en losdocks. Planningen worden veelal nog handmatig gemaakt, maar stilstand kost geld, voor zowel leverancier als distributeur. Een strakke planning is essentieel in de transportsector. Steeds meer logistieke bedrijven gaan daarom werken met dock planning software.
Wat is dock planning software?
Dock planning software geeft je inzicht in het aantal leveringen, het moment van laden- en lossen, de time slots die nog beschikbaar zijn en de beschikbare laad- en lospunten. Zeker bij grotere transportbedrijven is het belangrijk dat de planning van laden en lossen zo efficiënt mogelijk is ingericht. Hoe groter de organisatie, des te ingewikkelder de planning. Maar hoe beter de laad- en los momenten op elkaar aansluiten, des te meer opdrachten je aan kunt nemen. Dus wil je groeien met je bedrijf, dan is het zaak om slimmer te werken. Minder wachten, minder tijdverlies, minder vertraging in levertijden, betekent gewoonweg meer winst, een hogere klanttevredenheid en een goede reputatie.
Hoe ziet docking software eruit?
Vergelijk het met een online portaal van een tennisvereniging waarin de klant zelf een tennisbaan kan reserveren. In de portal ziet de tennisser de beschikbare dagen en tijden. Via een persoonlijk account kan hij (of zij) eenvoudig aangeven op welke dag en tijd hij wil tennissen. De boeking annuleren of wijzigen kan op ieder gewenst moment, waardoor de tennisbaan weer beschikbaar komt voor anderen. Dock planning software werkt ongeveer hetzelfde. Transporteurs krijgen een eigen account om mee in te loggen. Ze kunnen in de portal hun zending aanmelden en zelf aangeven op welke dag ze komen lossen, in welk time slot en welke goederen ze komen leveren. Ze kunnen zelfs de pakbon bijvoegen en aangeven of er bijvoorbeeld een heftruck of pompwagen nodig is om de goederen uit te laden. De planner van het warehouse heeft hierdoor een real time overzicht van de geplande laad- en losmomenten en kan magazijnmedewerkers aansturen door informatie te geven over welke zendingen die dag binnenkomen en welke middelen zij nodig hebben om te lossen. Bijzonderheden zoals vertragingen door pech onderweg of file blijf je natuurlijk altijd houden. Je kunt hierop anticiperen door bijvoorbeeld één of twee docks vrij te laten voor onvoorziene omstandigheden, zodat je snel kunt schakelen.
Wat is het grote voordeel van time slot software?
Op een planningsafdeling is het vaak hectisch en druk. De telefoon staat roodgloeiend van chauffeurs die bellen over vertragingen, eerdere aankomsttijden of om te informeren bij welk dock ze moeten zijn. Met dock planning software vang je heel veel van dat soort telefoontjes af. De chauffeur heeft op zijn tablet of telefoon direct antwoord op zijn vragen. Het systeem is 24/7 beschikbaar en up to date, dus het planningsproces kan continu door blijven gaan. Ook voor buitenlandse chauffeurs die te maken hebben met tijdverschil is dit natuurlijk enorm waardevol. Zij hoeven niet meer achteraan te sluiten in de file voor het laad- en lospunt. Door deze automatiseringsslag kan de planner zich met andere zaken bezig houden, zoals het matchen van de planning met de beschikbare capaciteit aan personeel en materieel (heftrucks, pompwagens, etc). Ook deze resource planning kun je overigens automatiseren en koppelen aan je dock planning. Met vooraf ingestelde parameters en koppelingen met het systeem waarin je jouw planning maakt, kun je dus ook op dit gebied slim communiceren.
Dock planning software koppelen
Natuurlijk kun je de software eindeloos blijven uitbreiden en aanscherpen. We noemden zojuist al de koppeling met je resource planning. Maar denk ook aan koppelingen tussen verlader en vervoerder, waardoor orders automatisch worden omgezet naar zendingen en je deze dus niet meer handmatig hoeft in te voeren. Of een koppeling met je administratie systeem, zodat facturen direct worden verwerkt nadat de zending is verzonden en afgemeld. Een Track & Trace systeem is ook altijd van toegevoegde waarde en tegenwoordig bijna een vereiste. Je kunt de docking software ook uitbreiden met een cross-docking interface. Met cross-docking maak je een koppeling tussen binnenkomende goederen en lopende verkooporders. Je slaat de goederen niet op in je magazijn, maar ze gaan na het lossen direct door naar het laadstation om hun route richting klant te vervolgen. De software zorgt ervoor dat de magazijnmedewerker na het scannen van de goederen een melding krijgt over waar de goederen naartoe moeten, het magazijn óf het laadstation. Met cross-docking kun je flink besparen op voorraadkosten.
Laden en lossen succesvol automatiseren
Het succes van je automatiseringsslag staat of valt met het maken van goede afspraken met je leveranciers en klanten. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat zendingen 48 uur van te voren online moeten worden aangemeld. En dat je regelmatig evalueert met de leverancier, bijvoorbeeld als zendingen niet worden aangemeld of chauffeurs structureel op andere tijden of dagen komen. Misschien is het in het begin even wennen voor leveranciers, maar ze zullen snel meer inzicht krijgen in de dock-capaciteit en ze zullen merken dat het laden en lossen gestroomlijnder verloopt als ze zich aan de planning houden. Voorwaarde is wel dat je een gebruiksvriendelijk software systeem ontwikkelt waar leveranciers goed mee uit de voeten kunnen.
Dock planning optimaliseren met data
Met de dock planning software kun je veel data genereren, die je vervolgens kunt analyseren. Via een dashboard kun je bijvoorbeeld zien welke dagen en time slots het meest populair zijn, wanneer je een extra dock moet openen en welke periode van het jaar je bijvoorbeeld extra mankracht moet inhuren. Je kunt zelfs op leveranciersniveau zien hoeveel zendingen er binnen komen, welke op tijd zijn en welke te laat of hoeveel tijd men nodig heeft om te laden of lossen. Doordat je meer inzicht heb in de data, kun je jouw smart warehouse verder optimaliseren.
Logistieke processen slimmer maken
Welke digitale ambities heb jij? Maak jij al gebruik van een dockplanning oplossing? Wij helpen logistieke dienstverleners slim en digitaal te werken. Neem contact op om hulp te krijgen met jouw vraagstuk.
