Even brainstormen?
De Klantenmachine
Realtime campagnebeheer en leadkwalificatie, aangestuurd door AI
Teamleden
Sander - Full-stack developer
Servi - Full-stack developer
Casper - Full-stack developer
Koppelingen
- AI Agent
- Google Ads
- Microsoft Ads
- Xelion
- Gripp
- Vonage
- Mandrill
De uitdaging: van spreadsheets naar schaalbaarheid.
De Klantenmachine is een online marketingbureau gespecialiseerd in het draaien van grootschalige SEA-campagnes voor specifieke beroepsgroepen. In die campagnes verandert dagelijks van alles: budgetten, beschikbaarheid van klanten, routing van leads, en dat op schaal.
Om die dynamiek te kunnen managen, werd eerder Calloverview ontwikkeld: een interne applicatie voor klant- en campagnebeheer. Maar het oorspronkelijke systeem liep tegen zijn grenzen aan. Te veel logica zat verstopt in spreadsheets of handmatige acties. Daarom schakelde De Klantenmachine Scrumble in voor de herbouw: een schaalbare, flexibele applicatie, aangedreven door realtime data en AI.
Doel van het project
Het doel van Calloverview v2 was om een centrale, geautomatiseerde oplossing te ontwikkelen waarmee De Klantenmachine:
- Realtime inzicht heeft in advertentieprestaties en budgetten
- Flexibel klantbeheer mogelijk maakt, afgestemd op bereikbaarheid
- Leads automatisch ontvangt, interpreteert en kwalificeert
- Handmatig werk minimaliseert en sneller laat bijsturen op data
De oplossing: van data naar actie
Calloverview v2 fungeert als een slimme schakel tussen advertentieplatformen, telefonie en klantlogica. De applicatie haalt continu realtime data op uit Google Ads en Microsoft Ads, waaronder adgroup-kosten en prestatiecijfers. Op basis van die data worden campagnes automatisch beheerd volgens vooraf ingestelde regels.
Denk aan:
- Campagnes pauzeren zodra budgetten bereikt zijn
- Budgetten verdelen tussen klanten en dagen van de week
- Campagnes en leads tijdelijk op pauze zetten of doorschakelen, bijvoorbeeld bij vakantie
- Automatisch sturen op afwijkingen tussen streef- en werkelijke uitgaven
Daarnaast integreert Calloverview met het telefoniesysteem via de Xelion API. Klanten worden alleen doorgeschakeld wanneer ze daadwerkelijk bereikbaar zijn. Ook zijn er koppelingen met systemen voor automatische facturatie, lead notificaties en wekelijkse rapportages, zodat ook deze processen volledig geautomatiseerd verlopen.
De AI agent: van gesprek naar beslissing
Centraal in Calloverview staat de AI-agent die inkomende leads automatisch verwerkt. Leads komen binnen via telefoongesprekken (Xelion) of contactformulieren (Zapier/webhooks).
De AI-agent voert drie stappen uit:
- Regelgebaseerde filtering
Op basis van ingestelde criteria (bijv. gespreksduur, moment van binnenkomst) wordt bepaald of een inkomend gesprek of formulier telt als mogelijke lead. - Transcriberen & structureren
Bij telefoongesprekken worden automatisch de audiobestanden opgehaald vanuit Xelion. De audio wordt met de AI agent getranscribeerd en vervolgens omgezet naar een gestileerde “chatlog” tussen klant en bedrijf, zodat het gesprek snel te overzien is. - Voorgestelde leadstatus
Op basis van de inhoud genereert de AI agent een voorstel voor de status van de lead.
Voorbeeld: “Klant belt om een afspraak te maken” → lead. “Klant zegt ‘ik moet er nog over nadenken’” → geen lead.
Deze aanpak bespaart medewerkers van De Klantenmachine structureel tijd, omdat ze gesprekken niet meer handmatig hoeven terug te luisteren om leads te beoordelen.
Resultaat
Met Calloverview v2 beschikt De Klantenmachine over een schaalbare, geïntegreerde oplossing voor het volledige beheer van SEA-campagnes en leads:
- Realtime sturing op basis van Ads-data en flexibele klantlogica
- AI agent leadkwalificatie van telefoongesprekken
- Geautomatiseerde facturatie, notificaties en rapportages
- Volledig inzicht in prestaties en routing per klant
Calloverview v2 vervangt spreadsheets, automatiseert handmatige processen en biedt de flexibiliteit die nodig is om op schaal te blijven groeien, met AI als drijvende kracht.
“"
-
-
