“Mooie club dit. Deze kerels snappen wat je nodig hebt en stellen direct scherpe vragen. Hierdoor wordt het product steeds beter! Zij bouwen voor ons een portal, en dit is een van de leukste trajecten waar we mee bezig zijn, mede door de soepele samenwerking met Luuk, Vincent en de rest!”

– Sandra van Rijswijk – COO

MEG: Together for global health

The Medical Export Group, kortweg MEG, levert wereldwijd medische hulpmiddelen voor landen in noodsituaties. Een hoge mate van aanpasbaarheid, complexiteit en kwaliteit is de norm voor de producten en diensten die ze leveren. Het is niet je standaard klus. Vragen komen vanuit alle werelddelen en met hoge spoed. Een levering wordt bijvoorbeeld per vliegtuig bezorgd en moet ter plekke gedistribueerd worden naar plekken zonder eenduidige adressen. Derde boom links, zullen we maar zeggen.

Levertijden drastisch verkorten

De grootste uitdaging voor MEG en doel van dit project, was om de levertijd zo ver te optimaliseren dat producten niet meer te laat worden geleverd. Dit een belangrijke criteria bij een organisatie die noodhulp levert, en al helemaal voor de lokale organisaties die ter plekke noodhulp bieden. 

Het optimaliseren van de levertijd als doel was helder. In een complexe supply chain als deze is dat helaas geen kinderspel. Het vergt veel afstemming tussen interne afdelingen, externe leveranciers en partners om levertijden te optimaliseren. Wat voor problemen zorgde was dat MEG enkel kits (productcombinaties) op basis van voorraad i.p.v. op basis van order produceerde, die allemaal een uniek lotnummer kregen. Dit maakte het proces inflexibel. Als een klant een product uit de kit niet wilde, dan moest de kit gedemonteerd worden en opnieuw worden ingepakt, anders bleven sommige kits te lang liggen. Het voorkomen van derving was hierdoor erg lastig. Tevens kostte het aanpassen van grote hoeveelheden kits enorm veel werk. 

Kortom, een vet project voor een nog vetter bedrijf. Een paar interessante uitdagingen tackelen, MEG de toekomst in helpen en tegelijk impact maken met een stukje complexe software. Het beestje kreeg een passende naam: MEGnificent. 

Valideren van het concept

Tweewekelijks kwamen we samen met MEG om tot een oplossing te komen. Deze werd al snel duidelijk; een klantportaal. Een online portaal dat de regie bij de klant legt. Hierdoor kunnen klanten zelf kits samenstellen en inzicht krijgen in shelf life, levertijden en bestellingen, en zijn ze te allen tijde accuraat en snel geholpen. Best handig, toch. Dan hoeven ze daarvoor geen contact op te nemen met jouw klantenservice medewerkers en ervaren zij minder druk en meer controle.

De oplossing die we hebben gebouwd moest zowel aan de voor- als achterkant begrijpelijk zijn. Dat wil zeggen, zowel eindgebruikers als medewerkers van MEG moesten begrijpen hoe hun werkwijze zou veranderen. 

Om die impact tastbaar te maken kozen wij ervoor om een prototype te ontwikkelen. Het prototype is in feite de uiteindelijke applicatie, zonder dat er voor gecodeerd hoeft te worden. Het voordeel van werken met prototypes is dat klanten direct feedback kunnen geven. Nieuwe ideeën, aanpassingen en problemen kunnen daardoor binnen no-time worden doorgevoerd. Zowel de gebruikers als belangrijke stakeholders van MEG konden hierdoor akkoord geven op het ontwerp en de te ontwikkelen functionaliteiten, al voordat ze ontwikkeld werden.

Ontwikkelen van een schaalbare applicatie

Naast dat wij vinden dat tech begrijpelijk en tastbaar moet zijn voor iedereen, vinden we dat applicaties werk makkelijker moeten maken, en dat doet het alleen als het perfect werkt. Zeker gezien de aard van het werk van MEG mogen applicaties niet omvallen. Tijdens dit traject deden we dat door test-driven development toe te passen. Klinkt complex, is het niet. Bij test-driven development begint de ontwikkeling van iedere feature/user story met het schrijven van tests. Deze tests dienen om alle mogelijke scenario’s van de feature op programmatticale wijze te verifiëren; zowel de “happy paths” (het verwachte scenario) als de “unhappy paths” (het afvangen van onverwachte issues). Het resultaat? Alle mogelijke scenario’s in kaart en de kinderziektes eruit voordat de applicatie het daglicht ziet.

Impact op de organisatie

De software benadert kits niet als een product dat al samengesteld is, maar meer als een recept. Als de gebruiker de desbetreffende kit wil bestellen gaan we op dat moment alle componenten bij elkaar ‘zoeken’ die nodig zijn voor de kit. Hierdoor heb je nooit voorraad vast zitten in kits; voorraad dat kan bederven of in- en uitgepakt moet worden. Daarnaast kunnen componenten in meerdere kits gebruikt worden. Door componenten niet vooraf in kits te verpakken heb je veel meer speling met houdbaarheidsdata. Dit betekent minder waste, betere voorraden en hogere kwaliteit.