De logistieke sector is voortdurend in beweging, mede gedreven door de digitalisering en automatisering waarop steeds meer logistieke dienstverleners inzetten. Het maakt dat processen die voorheen volledig handmatig werden doorlopen, tegenwoordig worden opgelost met slimme software oplossingen. Een voorbeeld van zo’n oplossing is een transport management systeem (TMS).
In dit artikel vertel ik je meer over de toepassingen ervan. Op welke manier bieden deze transport management systemen bedrijven in de logistieke sector meerwaarde? Op welke wijze zet je een transport management systeem optimaal in?
Definitie van een transport management systeem
Kort omschreven helpen transport management systemen bedrijven in de logistieke sector bij het beheren van hun processen, rond de verplaatsing van goederen. Doel van het gebruik van een transport management systeem is het tijdig leveren van deze goederen bij de consument, op een zo duurzaam en efficiënt mogelijke wijze.
Processen ondersteunen met TMS software
Een transport management systeem helpt logistieke dienstverleners bij het bepalen van de optimale route voor het laden en lossen van goederen, draagt bij aan de transparantie richting een opdrachtgever door informatie te delen over de status van een vracht en helpt bedrijven de facturatie rond een vracht te automatiseren. Op deze manier kan veel handwerk uit de logistieke processen van een organisatie worden weggenomen.
Combinatie van transport management systeem en WMS
Voor sommige bedrijven is het interessant om een transport management systeem te combineren met een warehouse management system (WMS). Het geldt voor partijen die zowel het transport van goederen uitvoeren, als de warehousing daaromheen. Normaliter wordt TMS software gebruikt door transportbedrijven, terwijl een warehouse management systeem wordt geïmplementeerd in het IT-landschap van een logistieke speler.
Belangrijkste functies van TMS software
De meeste transport management systemen ondersteunen drie belangrijke functies: transportplanning en -uitvoering, het vrachtbeheer en een datagedreven besluitvorming binnen de organisatie.
Beheer en financiële afwikkeling van vrachten
Een belangrijke functie die een transport management systeem normaliter ondersteunt is het vrachtbeheer. Hieronder valt onder het proces van het omzetten van een offerteaanvraag tot het aannemen van de opdracht en de uiteindelijke financiële afwikkeling ervan. Wat gaat het vervoeren van de producten kosten? Welk tarief is van toepassing op de opdracht? Aan wie moet er gefactureerd worden? Enzovoorts.
Planning van transporten en uitvoering
Op het moment dat er een nieuwe opdracht daadwerkelijk verstrekt wordt aan vervoerders, zal zo’n vervoerder een aantal processen op gang brengen. Zo moet de opdracht ingepland worden, moet de meest efficiënte route worden vastgesteld en is het zaak om de vrachtbon op te stellen. Bij het berekenen van de meest efficiënte routes moet rekening worden gehouden met de ideale lading van een vrachtwagen, met het type transport (regulier, gekoeld, speciaal transport, etc.) dat moet worden uitgevoerd, enzovoorts.
Rond de uitvoering van een transport wil je als logistieke partij afnemers realtime informatie bieden over de voortgang ervan. Denk aan de track-and-trace mogelijkheden die tegenwoordig vrijwel standaard geboden worden aan afnemers.
Datagedreven besluiten met TMS data
In een transport management systeem bevindt zich ontzettend veel data. Door deze data op een slimme wijze te verwerken in dashboards en rapportages lukt het om ruwe data om te zetten naar bruikbare informatie. Deze informatie vertelt je meer over de winstgevendheid van transporten, geeft inzage in de kansen op een reductie van kosten, enzovoorts. Op deze manier draagt de data binnen een transport management systeem bij aan een datagedreven vorm van besluitvorming binnen de organisatie.
Voordelen van een transport management systeem
Het gebruik van een transport management systeem levert zowel logistieke partijen als hun afnemers tal van voordelen op. Denk bijvoorbeeld aan de kostenreductie die voortkomt uit de toepassing van TMS software. Een medewerker die voorheen druk was met routes plannen, heeft met de implementatie van een transport management systeem tijd over voor andere taken.
Of denk aan het feit, dat de kans op fouten bij het plannen van de meest efficiënte route sterk afneemt met de automatisering ervan. De algoritmes die in deze TMS software gebruikt worden, zijn dermate geavanceerd dat een medewerker hier nauwelijks tegenop kan.
TMS software biedt voordelen voor een afnemer
Zoals reeds aangehaald, biedt een transport management systeem met het berekenen van efficiënte routes niet alleen voordelen voor een logistiek bedrijf. Ook afnemers profiteren van de voordelen die TMS software hen biedt. Denk bijvoorbeeld aan de realtime tracking, waarmee een afnemer voortdurend weet waar zijn of haar bestelling zich bevindt. Of denk aan de informatie die de avond voor de levering van het pakket gedeeld kan worden over het tijdvak waarin de levering plaats zal vinden, gebaseerd op de geplande route.
Niets is vervelender dan een pakketje te moeten missen. Andersom zorgt de afwezigheid van een afnemer bij de bezorging van diens goederen ook bij de logistieke partij voor onnodig hoge kosten. De rit moet een volgende dag nogmaals gemaakt worden.
Maatwerk transport management systeem
In de afgelopen jaren is de vraag naar TMS software binnen de logistieke branche sterk toegenomen. De verwachting is dat deze trend de komende jaren doorzet. Het heeft ertoe geleid dat het geheel aan oplossingen die op de markt worden aangeboden voor de automatisering van logistieke processen eveneens hard groeide. Veel van deze bestaande transport management systemen zullen niet volledig voldoen aan de wensen en behoeften van jouw organisatie. Een software oplossing biedt mogelijk veel meer functionaliteiten dan je nodig hebt, of mist juist cruciale elementen.
Het zijn redenen die de keuze voor een maatwerk transport software interessant kunnen maken. Bij een maatwerk oplossing wordt gekeken welke specifieke behoeften er zijn, om op basis daarvan tot een passend systeem te komen. Hierbij niet alleen kijkend naar de architectuur van het transport management systeem zelf, maar ook naar de wijze waarop deze in een breder IT-landschap past.
Continue optimalisatie bij maatwerk oplossing
Een andere belangrijk voordeel bij het kiezen van een maatwerk oplossingen, is de mogelijkheid om het systeem continu aan te laten sluiten bij de actuele wensen die je organisatie heeft. In een snel veranderende branche kunnen ook die wensen wijzigen. Je wilt een partner hebben, die je helpt hier snel op in te spelen door bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten toe te voegen aan het transport management systeem.
Uitbreiden van TMS software met een charterportaal
Een goed voorbeeld van zo’n uitbreiding is het realiseren van een charterportaal. Met een charterportaal geef je opdrachtgevers en opdrachtnemers, in het geval van externe chauffeurs, inzicht in de status van hun ritten. Een chauffeur weet welke rit er deze werkdag gepland staat, terwijl een opdrachtgever de voortgang van een levering kan volgen. Daarbij hebben chauffeurs met zo’n portaal de mogelijkheid om ritten na afronding ervan direct te factureren.
Het helpt te voorkomen dat bijvoorbeeld medewerkers van het interne klantcontactcentrum voortdurend bezig zijn met het beantwoorden van vragen over dergelijke onderwerpen. Het bespaart veel tijd, frustraties en kosten.
Een ander voorbeeld is een dockplanning systeem. Een dockplanning systeem helpt bij het optimaal benutten van de laad- en losdocks van je magazijn. Met deze tool kunnen inkomende en uitgaande vrachten efficiënt worden ingepland, waardoor wachttijden en congestie bij de docks worden verminderd.
Samen aan de slag met de ontwikkeling van TMS software
Benieuwd welke kansen een transport management systeem jouw organisatie biedt bij het optimaliseren van interne logistieke processen? Ik ga graag eens met je om tafel, om samen te kijken hoe we jouw logistieke bedrijf kunnen helpen de volgende stap te zetten. De koffie staat warm, wanneer maken we kennis?
