MULTIFIX
Een tijdsbesparing van 80% en de succesvolle betreding van een nieuwe markt
“Professional team with dedication and customer focus. No matter the problem, these guys will go till the end to solve it.”
– Edwin van Diessen – Supply Chain Director MULTIFIX
Over 1-2-ORDER
1-2-ORDER is onderdeel van MULTIFIX Group, dé partner in het productieproces voor OEM’ers in de maakindustrie. Met ruim 160 medewerkers en een wereldwijd netwerk van productiepartners ondersteunt MULTIFIX Group klanten als DAF, Marel, Otolift en Ventura met bijvoorbeeld design, co-engineering, assemblage, voorraadbeheer en supply chain services. Zo maken ze productie efficiënter, flexibeler en winstgevender.
Sinds kort is hun dienstverlening uitgebreid met een digitaal bestelplatform voor maakdelen; 1-2-ORDER. Binnen dit digitaal bestelplatform kunnen klanten snel offertes aanvragen en onderdelen online bestellen. Binnen die ambitie speelt 1-2-CONNECT een sleutelrol: de digitale workflow die offerteaanvraag, technische bestanden, leveranciersreview, productie, kwaliteitscontrole en verzending met elkaar verbindt.
De ambitie: high-mix-low-volume schaalbaar maken
MULTIFIX was al sterk in high-mix-high-volume productie. De volgende stap was een nieuwe markt: high-mix-low-volume. In dat segment zijn aantallen kleiner, orderwaardes lager en marges gevoeliger voor handwerk.
Juist daar wordt automatisering bepalend. Als elke order veel handmatige controle, interpretatie en overdracht vraagt, loopt de operatie snel vast. Niet omdat de vraag ontbreekt, maar omdat het proces te duur, te traag en te foutgevoelig wordt om gezond op te schalen.
De kern van de uitdaging: niet een losse stap moest slimmer worden, maar de hele keten. Van offerteaanvraag tot levering moest het proces sneller, betrouwbaarder en beter beheersbaar worden.
De uitdaging: technische complexiteit in elke stap
Een order begint met technische bestanden: STP-files, 2D-tekeningen, tabellen, toleranties, productinformatie en klantgevoelige gegevens. Die informatie wordt gelezen, gecontroleerd, verrijkt, gedeeld met leveranciers en later gebruikt voor meetrapporten, productiecontrole en verzending.
Veel van die stappen zaten in losse systemen, documenten en handmatige controles. Dat kost tijd, vraagt specialistische kennis en vergroot de kans op fouten bij overdracht.
Daarom moest de oplossing drie dingen tegelijk kunnen:
- technische informatie automatisch uit tekeningen en documenten halen;
- gevoelige klantinformatie verwijderen voordat documenten met leveranciers worden gedeeld;
- alle betrokken partijen in een centrale workflow laten samenwerken.
Iteratief van een idee naar een oplossing
1. Value Stream Mapping (VSM) Workshop
In een Value Stream Mapping Workshop brachten we de volledige order-to-productionflow stap voor stap in kaart. Niet de gewenste schermen, maar vooral de overdrachtsmomenten, uitzonderingen, databronnen, gebruikersrollen en kwaliteitscontroles.
Daardoor werd duidelijk waar de echte complexiteit zat: niet in een losse handeling, maar in de samenhang tussen klant, 1-2-ORDER, leverancier, technische tekening, meetrapport en verzendcontrole.
2. Proof of Concept
Daarna bewezen we eerst de technische haalbaarheid. In de Proof of Concept ontwikkelden we een microservice die technische 2D-tekeningen automatisch kon uitlezen, relevante productiegegevens kon extraheren en gevoelige informatie uit documenten kon verwijderen.
De AI stond daarin niet op zichzelf. We combineerden AI met PDF-layer extraction, OCR, fuzzy matching, tabelherkenning en logoherkenning. Zo ontstond geen black box, maar een controleerbare extractielaag die past bij productieprocessen waarin betrouwbaarheid, herleidbaarheid en menselijke controle belangrijk zijn.
De PoC bewees dat de technologie werkt en dat de businesscase klopt. Alle 59 aangeleverde testorders binnen de afgesproken scope zijn correct uitgelezen en verwerkt. De verwachte winst was direct zichtbaar: van ongeveer 30 minuten verwerkingstijd per order naar minder dan 5 minuten. Dat betekent een reductie van 80% en een verwachte ROI binnen 5,8 maanden.
3. Scrum ontwikkeling van de MVP
Na de PoC startten we met de ontwikkeling van de MVP. In korte Scrum-iteraties bouwden we samen met 1-2-ORDER het eerste werkende platform, direct rondom de bewezen kern van de oplossing.
1-2-CONNECT brengt de belangrijkste stappen in het productieproces samen in een centrale workflow. Klant, 1-2-ORDER en leverancier werken niet langer vanuit losse documenten en losse overdrachten, maar vanuit dezelfde proceslijn.
Wat het platform doet
- Klanten kunnen offerteaanvragen en orderinformatie digitaal aanleveren.
- Technische bestanden, waaronder STP-files en 2D-tekeningen, worden centraal gekoppeld aan de order.
- Een AI agent leest afmetingen, toleranties en productspecificaties uit 2D tekeningen.
- Technische documenten worden geanonimiseerd voordat ze met leveranciers worden gedeeld.
- Metadata en klantgevoelige informatie worden vervangen door 1-2-ORDER gegevens.
- Leveranciersreview, productie, transport en facturatie lopen door dezelfde workflow.
- Meetrapporten worden digitaal opgebouwd in de applicatie, in plaats van in losse Excel-bestanden.
- Een aparte AI agent controleert verpakkingsfoto’s op naleving van instructies.
Facturen worden automatisch uitgestuurd en gecontroleerd na de verzending. - Klant, 1-2-ORDER en leverancier werken vanuit een centrale omgeving met dezelfde statusinformatie.
1-2-ORDER keek continu mee, valideerde opgeleverde functionaliteiten, en stuurde bij. Daardoor ontstond geen theoretisch systeem, maar software die aansluit op de praktijk van klanten, leveranciers en interne teams.
Resultaat: 80% minder verwerkingstijd en een schaalbare basis voor de toekomst
Voor 1-2-ORDER is een platform ontstaan waarin het volledige productieproces samenkomt: van offerteaanvraag en technische documentverwerking tot leveranciersreview, kwaliteitscontrole en verzending. De verwerkingstijd per order ging van circa 30 minuten naar minder dan 5 minuten.
Maar de grootste waarde zit niet alleen in tijdwinst. Waar voorheen meerdere stappen los van elkaar plaatsvonden in verschillende systemen, bestanden en handmatige controles, is nu een doorlopende workflow ontstaan. Tekeningen worden automatisch verwerkt, meetrapporten worden opgebouwd vanuit dezelfde data en leveranciers werken in dezelfde omgeving als 1-2-ORDER.
Het proces wordt daardoor niet alleen sneller, maar ook consistenter, controleerbaarder en beter schaalbaar. Precies wat nodig is om high-mix-low-volume productie gezond te laten groeien zonder dat de complexiteit in de operatie meegroeit.
Deze case laat zien wat er mogelijk wordt wanneer AI niet als losse gimmick wordt ingezet, maar als onderdeel van een echt bedrijfsproces. Scrumble hielp 1-2-ORDER niet alleen met een slimme extractielaag, maar met een complete digitale productiestroom waarin mensen, leveranciers, documenten en kwaliteitscontroles samenkomen.
Dat is de stap waar veel maakbedrijven nu voor staan: minder handwerk, minder afhankelijkheid van losse kennis in de operatie en meer grip op processen die te complex zijn geworden voor Excel, mail en handmatige controle.
AI inzetten in jouw productieproces?
Werk je met technische documenten, kwaliteitscontroles of handmatige orderverwerking? Dan is de kans groot dat er stappen zijn die slimmer, sneller en betrouwbaarder kunnen.
Plan een korte sessie met Vincent om erachter te komen hoe je met AI de handmatigheid uit jouw processen kan halen.