“Het project was een leuke ervaring: vlot doorlopen, korte lijnen en snelle bugfixing; soms werd het zelfs al tijdens het typen opgepakt. Lukte dat niet, dan werd er om aanvullende informatie gevraagd zodat het alsnog snel opgelost kon worden.”

– Joeri Stok, ICT Manager

GVT Group of Logistics is een organisatie die niet alleen gelooft in continu vernieuwen, maar ook echt innovatie ademt. Een organisatie die tevens gelooft dat discussies en beslissingen moeten worden gemaakt op basis van data. Een visie die wij delen, dus de samenwerking met deze logistieke topper was een logisch gevolg.

Grip op processen

Op dagelijkse basis rijden er zo’n 375 vrachtwagens van GVT door België, Nederland en Luxemburg om meer dan 6.000 zendingen te leveren. Voor een optimale bezetting wordt er tevens veel gebruik gemaak van flexibel inzetbare chauffeurs, ook wel charters genoemd. Charters, die rijden onder regie van GVT, maken dag in dag uit ritten die niet op een gedeelde centrale plek terug te vinden zijn. Beide partijen hebben hun eigen systemen; de charters maken onder meer gebruik van een boordcomputer en GVT maakt gebruik van een Transport Management Systeem (TMS). Doordat beide systemen onafhankelijk van elkaar functioneren en daardoor andere data opleveren kan er onduidelijkheid ontstaan tussen beide partijen. Dat wil je voorkomen.

De oplossing hiervoor is een charterportaal. Een dergelijk portaal helpt met realiseren van een vlotte samenwerking met charters. Het charterportaal zorgt namelijk voor overzicht, eenduidigheid en bevestiging van ritten en faciliteert een gestroomlijnd proces voor het factureren door- en uitbetalen van charters. Het portaal maakt enerzijds de financiële administratie voor charters- en anderzijds de controleslag voor GVT eenvoudiger.

Klein beginnen, groot eindigen

We zijn aan de slag gegaan om een minimale maar essentiële versie van het product (Minimal Viable Product, ofwel MVP) te ontwikkelen. Op deze manier kan een applicatie snel live en daardoor ook snel resultaten boeken. Hierna is er tijd om beetje bij beetje modules toe te voegen.

Wat een MVP voor het charterportaal inhield, leggen we uit aan de hand van een voorbeeld: in het portaal is het mogelijk om extra kostentypes, zoals het betalen van tol, toe te voegen aan een gemaakte rit, maar is het nog niet mogelijk om bonnetjes als bewijslast toe te voegen. In eerste instantie is deze extra bewijslast niet nodig om de applicatie zijn werk te laten doen, maar dit zal in een later stadium wel nodig zijn voor de volledigheid van het systeem.

De MVP van het portaal had een doorlooptijd van slechts één maand. Om dit te halen moeten er strakke afspraken worden gemaakt; frequente opleveringen, consequent testen en vlotte communicatie. Tijdens een kick-off zijn deze afspraken gemaakt en is er wekelijks een sprint oplevering gepland waardoor het team snel kon schakelen waar nodig.

Snelheid en gebruiksgemak door koppelingen

We hebben een charterportaal ontwikkeld dat ritten weergeeft via een koppeling met het TMS van GVT. Deze ritten worden vervolgens overzichtelijk weergegeven voor de verschillende gebruikers. Charters kunnen hun gemaakte ritten controleren en eventueel bewerken, waarna een medewerker van GVT het weer kan accorderen. Mocht er iets niet kloppen, dan kunnen partijen dat aangeven door middel van een chatfunctionaliteit, iedere rit heeft als het ware een eigen ‘chatroom’ voor discussie. Als beide partijen akkoord zijn, kan de geaccordeerde rit door de charter worden gefactureerd via zijn of haar persoonlijke overzicht. De factuur wordt tot slot automatisch verwerkt in het boekhoudsysteem van GVT. Kind kan de was doen, zeggen we maar.