Warehouse management digitaliseren

De ambitie van Polyestershoppen was vanaf het eerste telefoontje overduidelijk: “De bol.com van de Polyestermarkt worden.” Vanaf dat moment was voor ons duidelijk: wij willen onderdeel zijn van deze ambitie.

Naast een klik op basis van deze ambitie was er ook een probleem dat de boventoon voerde. Standaardoplossingen voor warehouse management zijn gedateerd, duur en inflexibel. Liever hetzelfde bedrag investeren in applicaties die naadloos aansluiten op onze systemen en processen. De uitdaging was duidelijk: hoe maken we het proces zo simpel dat we 150 tot 200 orders per FTE verwerken met een foutmarge van enkele procenten, het liefst zelfs foutloos? 

Orderpicking

Polyestershoppen ziet het belang en de potentie van het digitaliseren van zoveel mogelijk processen binnen hun warehouse; het orderpicking proces is er één van. Omdat het proces nu veelal handmatig en op papier wordt uitgevoerd, zijn grondige controles vereist om fouten te voorkomen. Door het volledige proces te digitaliseren kunnen orders zorgvuldiger worden gepickt waardoor de kans op fouten wordt verkleind. Anderzijds kunnen er veel manuren bespaard worden door simpelweg efficiënter te werken. Door bijvoorbeeld het aantal benodigde handelingen tijdens het picken te minimaliseren.

De mogelijke tijdsbesparing voor Polyestershoppen werd in eerste instantie geschat op 1.5 FTE, uiteindelijk bleek die veel hoger te zijn. De resultaten vind je terug aan het einde van dit artikel. Om deze te behalen begonnen we de samenwerking met een combinatie van twee verschillende apps: de Batchpicker en de Solopicker.

Batchpicker

Voor het orderpicken hebben we een Batchpicker ontwikkeld: een React Native app die draait op een tablet die gemonteerd is op een kar. De Batchpicker wordt gebruikt in combinatie met een vingerscanner.

Verlagen van de foutmarge
Een groot deel van de tijd in het proces gaat verloren aan het controleren van orders. Dit zijn niet alleen loze manuren en retourkosten maar het gaat ook ten koste van je klanttevredenheid. Om de foutmarge te verlagen wordt er gebruik gemaakt van een vingerscanner. Doordat product eerst gescand moet worden, vindt er standaard een controle plaats of het juiste product is gepakt door de medewerker. Door het gebruik van de scanner in combinatie met softwarematige controles is de foutmarge met bijna 60% gedaald. Een bijkomend voordeel van een vingerscanner is dat de medewerker beide handen vrij heeft om mee te werken.

Optimale pickroutes
De Batchpicker wordt gebruikt om batches van 10 tot 12 orders te picken. Iedere order bestaat uit verschillende producten die in een doos en op een kar komen te liggen. Doordat de producten van alle orders op volgorde van looproute gesorteerd worden in de applicatie, hoef je maar één keer door het magazijn te lopen om alle producten voor de desbetreffende orders (en dus de volledige batch) te pakken. Hierdoor wordt enorm veel tijd bespaard doordat je niet onnodig aan het lopen bent.

Solopicker

Voor het orderpicken hebben we tevens een Solopicker ontwikkeld: een React Native app die draait op een een speciaal aangepaste Android telefoon/handheld terminal die stootbestendig is, een extra grote accu heeft en waar een scanner is ingebouwd: de Casio IT-G400.

Uitzonderlijke orders
Omdat niet elke order gepickt kan worden met de Batchpicker kunnen er met de Solopicker ook losse orders gepickt worden. Dit kan nodig zijn wanneer orders te groot zijn om met de Batchpicker en de kar te picken. Stel bijvoorbeeld een order ter grote van een pallet voor, dat past niet in het Batchpicking proces.

Shipping Terminal

Na het picken van de orders blijven er natuurlijk nog handelingen over die uitgevoerd moeten worden voordat het pakketje verstuurd kan worden. Hier komt de shipping terminal in het spel. De Shipping Terminal is een Laravel en React webapp.

Alle handelingen op één scherm
Door het scannen van de orderbon krijg de medewerker alle informatie betreffende de order te zien op de Shipping Terminal (verzendadres, producten, voorraad, etc.). Hier controleert de medewerker de bestelling en pakt hij of zij de producten in. Daarna plakt medewerker het verzendetiket op de doos en meld de zending aan bij de transportdienst. Het aantal handelingen die nodig zijn voor het verzenden zijn minimaal en gebeurd op slechts één scherm. Overigens wordt de medewerker niet beperkt in de informatie die hij of zij nodig heeft, mocht bijvoorbeeld sprake zijn van een uitzondering. 

Stock Counter

Zoals voor elke webshop is het voor Polyestershoppen ook van de belang dat de voorraden in het magazijn overeenkomen met de verwachte bestellingen. Om dit te waarborgen wordt er gebruik gemaakt van de Stock Counter, een mobile app ontwikkeld in React Native.

Altijd genoeg producten op voorraad
Deze slimme app genereert dagelijks een lijst van artikelen die geteld moeten worden. Dit wordt onder andere gebaseerd op artikelen die een hoog verloop hebben of al lang niet meer geteld zijn. Om de rest van het proces niet in de war te brengen dient de medewerker altijd eerst een product te scannen, zodat de app kan controleren of het juiste product wordt geteld. Daarnaast is er een optie om willekeurige producten te scannen, indien de voorraad bijvoorbeeld niet overeenkomt met wat je verwacht. Mocht de daadwerkelijke voorraad niet overeenkomen met de voorraad in het systeem, dan is het aanpassen daarvan slechts een druk op de knop verwijderd.

Data-gedreven werken

Al deze tools worden ingezet om efficiënter te werken, meer grip te creëren en klanten tevreden te houden. Om te weten of je de juiste resultaten boekt moet je inzicht creëren in de datastromen. Hiervoor heeft Polyestershoppen een uitgebreid Google Data Studio dashboard. Dit dashboard geeft inzicht in onder andere:

• Distributie van picking methodes
• Hoeveel orders er op welk moment van de dag gepickt worden en door wie
• Gemiddelde foutratio
• Gemiddelde picking tijd van batches en orders

In de afbeelding zie je slechts een klein onderdeel van het dashboard.

Nieuwe magazijn ontwikkelingen

Dankzij de tevreden samenwerking zijn er continu nieuwe ontwikkelingen op de horizon.

Digitale map van het magazijn
Tijdens het schrijven van deze pagina hebben we een begin gemaakt aan het implementeren van Bluetooth Low Energy beacons. Door in het magazijn op strategische plekken beacons te hangen, kun je met behulp van trilateratie jouw locatie in het magazijn bepalen door de afstand tussen de beacons te vergelijken. Hierdoor kun je een kaart genereren waarop realtime de te picken producten en medewerkers getoond worden. Door deze toepassing kunnen medewerkers producten sneller vinden, kunnen nieuwe medewerkers sneller ingewerkt worden en kan het systeem een order aan een medewerker koppelen gebaseerd op zijn of haar locatie.

Digitale picking kar
Naast een digitale map van het magazijn zijn er plannen om de batchpicking kar verder te digitaliseren. Op het moment staan er 12 bakken op en moet je zelf bijhouden welke bak bij welke order hoort. In een vernieuwde situatie zal de app gekoppeld worden met kleine led displays waar nummers op getoond kunnen worden (denk aan een digitale wekker). Als het te picken product gescand dan wordt, geven de led displays aan hoeveel van het product in welke bak hoort.